¿Tienes dudas sobre cómo facturar correctamente un gasto suplido? No eres el único. Muchos profesionales y autónomos, incluso con experiencia, cometen errores frecuentes al incluir estos conceptos en sus facturas, lo que puede derivar en sanciones o inspecciones no deseadas por parte de Hacienda.
Un gasto suplido no es un gasto deducible cualquiera. Se trata de una cantidad que pagas por cuenta de tu cliente y que después le repercutes sin aplicar ni IVA ni retención. Pero para que Hacienda lo acepte como tal, deben cumplirse requisitos muy concretos, que en 2025 siguen siendo igual de estrictos.
Hoy, como especialistas en asesoría fiscal en Jerez, te explicamos de forma clara:
- Qué se considera gasto suplido y qué no.
- Cuáles son los requisitos que debes cumplir para facturarlo correctamente.
- Cómo emitir la factura paso a paso (con ejemplo visual).
- Y, sobre todo, cómo evitar errores comunes que pueden ponerte en riesgo fiscal.
Además, hemos incluido ejemplos reales según la profesión, para que puedas identificar fácilmente si en tu caso aplican los gastos suplidos.
¿Qué son exactamente los Gastos Suplidos? (Explicado para no expertos)
Un gasto suplido es una cantidad que un profesional o empresa paga en nombre del cliente, y que luego le reembolsa sin aplicar ni IVA ni IRPF, ya que no se considera un ingreso propio.
Es importante entender que este tipo de gasto no forma parte de tu actividad económica, ni puedes deducirlo como un gasto empresarial. Eres simplemente un intermediario que ha adelantado un pago por cuenta ajena.
Por ejemplo, si eres abogado y pagas una tasa judicial en nombre de tu cliente, ese importe puede tratarse como gasto suplido siempre que cumplas con los requisitos formales. Lo mismo ocurre si eres diseñador y compras un dominio web a nombre del cliente, o si como arquitecto pagas una licencia en su nombre.
En definitiva:
- El dinero no es para ti ni por tus servicios: tú solo lo adelantas.
- El gasto debe figurar a nombre del cliente.
- Y debe declararse correctamente en la factura, sin sumar IVA ni IRPF.
Aunque pueda parecer sencillo, muchas veces se confunden los suplidos con otros conceptos como provisiones de fondos o gastos deducibles propios. Y es ahí donde suelen empezar los problemas.
Requisitos indispensables para que un gasto sea considerado suplido
Para que un gasto pueda ser considerado suplido, y no un ingreso propio sujeto a impuestos, deben cumplirse tres condiciones muy concretas. Si falta una sola, Hacienda podría rechazarlo como suplido y obligarte a declarar el importe con IVA y retención.
1. Mandato expreso y en nombre del cliente
Debes haber realizado el pago por encargo de tu cliente. Es decir, tiene que existir un acuerdo previo (verbal o por escrito) que justifique que tú actúas en su nombre para adelantar ese importe. No vale con que “te haya venido bien pagarlo tú”, tiene que haber una relación clara de representación.
🔎 Ejemplo: Un procurador paga una tasa judicial porque el cliente se lo ha solicitado expresamente. No es un gasto suyo, sino del cliente.
2. El justificante del gasto debe estar a nombre del cliente final
Este punto es clave. El ticket o factura del gasto que has adelantado debe estar emitido con los datos del cliente, no con los tuyos. Si aparece tu nombre o CIF, Hacienda lo interpretará como un gasto tuyo, no como suplido.
🔎 Ejemplo: Si eres diseñador y compras un plugin para la web del cliente, la factura debe ir a nombre del cliente, no al tuyo.
3. El suplido debe identificarse de forma clara en la factura y en tu contabilidad
Cuando emitas la factura por tus servicios, el importe del suplido debe aparecer en una línea separada, sin aplicar IVA ni IRPF, y con una descripción específica (por ejemplo: “Tasa judicial abonada en nombre del cliente”). Además, debe contabilizarse como tal, para que quede constancia de que no es un ingreso tuyo.
🔎 Importante: También deberás adjuntar el justificante original al entregar la factura, ya sea físicamente o en PDF, para respaldar que has actuado como intermediario.
Cumplir estos tres requisitos no es opcional: es lo que permite que Hacienda lo considere un suplido real y no un ingreso más en tu factura.
Si no los aplicas correctamente, estarías facturando mal y podrías enfrentarte a problemas fiscales o una multa de Hacienda por no declarar ingresos.
Cómo facturar gastos suplidos paso a paso (con ejemplo visual)
Saber identificar un gasto suplido está bien. Pero lo más importante es reflejarlo correctamente en la factura para evitar errores que puedan afectar a tu fiscalidad.
Estos son los pasos que debes seguir:
1. Detalla tus propios servicios (base imponible, IVA e IRPF)
Empieza tu factura como harías normalmente: describe los servicios prestados, indica la base imponible, aplica el tipo de IVA correspondiente (por ejemplo, 21 %) y la retención de IRPF si procede.
🔎 Ejemplo:
Servicio de asesoría fiscal mensual — enero 2025
Base imponible: 300 €
IVA 21 %: 63 €
IRPF 15 %: –45 €
Subtotal: 318 €
2. Añade el suplido en una línea separada, sin IVA ni retención
Justo debajo, incluye el concepto del gasto suplido en una línea propia. Indica claramente que se trata de un pago hecho en nombre del cliente, sin aplicar IVA ni IRPF.
🔎 Ejemplo:
Tasa modelo 046 abonada en nombre del cliente → 60 €
(Importe exento de IVA e IRPF)
Esto es lo que diferencia al suplido de cualquier otro concepto en la factura: no tributa ni se suma a tu base imponible.
3. Calcula el total y adjunta siempre el justificante original
Ahora solo queda hacer el cálculo final:
Total factura = Subtotal de tus servicios + suplido
🔎 Siguiendo el ejemplo:
318 € (servicios) + 60 € (suplido) = 378 € totales
Recuerda: siempre debes adjuntar el justificante original del suplido, ya sea físicamente o en PDF, para respaldar que ese gasto fue real, y que tú solo lo has adelantado.
🧾 Ejemplo visual de factura con suplido
Concepto | Base Imponible | IVA (21 %) | IRPF (15 %) | Total |
Servicio de asesoría fiscal mensual – enero 2025 | 300,00 € | 63,00 € | –45,00 € | 318,00 € |
Tasa modelo 046 abonada en nombre del cliente (Gasto suplido exento de IVA e IRPF) | 60,00 € | – | – | 60,00 € |
Total factura | 378,00 € |
📎 Recuerda: esta factura debe ir acompañada del justificante original del gasto suplido (por ejemplo, el pago de la tasa a nombre del cliente).
💡 También puedes incluir una nota en la parte inferior como esta:
“El importe de 60 € corresponde a un gasto suplido realizado en nombre del cliente, exento de IVA e IRPF conforme al artículo 78.3.3º de la Ley del IVA.”
Diferencia entre gasto suplido y provisión de fondos
Uno de los errores más frecuentes que vemos en la asesoría es confundir un gasto suplido con una provisión de fondos. Aunque pueden parecer similares, no tienen el mismo tratamiento contable ni fiscal, y equivocarse al incluirlos en una factura puede generar problemas con Hacienda.
¿Qué es una provisión de fondos?
Una provisión de fondos es un adelanto de dinero que el cliente te entrega antes de que prestes un servicio o realices un pago en su nombre. Es decir, es el cliente quien te anticipa el importe para que tú lo gestiones más adelante.
🔎 Ejemplo: Un cliente te entrega 500 € para que, como abogado, pagues tasas judiciales y otros costes. Ese dinero lo recibes por adelantado, pero no es todavía un ingreso ni un suplido hasta que se justifique su uso.
Entonces, ¿cuál es la diferencia?
La clave está en quién paga primero y cómo se documenta.
Gasto Suplido | Provisión de Fondos | |
¿Quién paga primero? | El profesional (adelanta el gasto) | El cliente (anticipa dinero al profesional) |
¿Se incluye en factura? | Sí, como línea separada, sin IVA ni IRPF | No, no se factura: se entrega un recibo o justificante |
¿Necesita justificante? | Sí, a nombre del cliente | Sí, cuando se utilice el dinero para justificar su uso |
¿Es ingreso del profesional? | No | Tampoco, salvo que no se justifique correctamente |
¿Por qué se confunden tanto?
Porque ambos implican dinero que no pertenece al profesional, pero la forma de tratarlo es muy distinta.
Si incluyes una provisión de fondos como si fuera un suplido, puedes estar facturando mal, generando una declaración incorrecta de ingresos o aplicando mal los impuestos.
💡 Consejo de Perlado Asesores: Cuando tu cliente te entrega dinero por adelantado, no lo incluyas en la factura. Emite un recibo y justifica después su uso con facturas o justificantes a su nombre. Solo si tú pagas por él, cumpliendo los requisitos que ya vimos, podrás reflejarlo como suplido en tu factura.
Ejemplos prácticos de gastos suplidos por profesión
Saber si puedes aplicar un gasto como suplido depende siempre del contexto y de si cumples los requisitos que ya hemos explicado. Para ayudarte a identificarlo con más claridad, aquí te dejamos algunos ejemplos reales organizados por tipo de profesional.
👩⚖️ Para abogados y procuradores
- Tasas judiciales: si pagas una tasa en nombre del cliente y el justificante va a su nombre, es un gasto suplido.
- Depósitos judiciales o transferencias al juzgado: también pueden considerarse suplidos si tú los adelantas por encargo del cliente y lo documentas correctamente.
💡 Importante: Si el cliente te entrega el dinero antes (provisión de fondos), no debes incluirlo en factura.
🏗️ Para arquitectos y aparejadores
- Licencias de obra o tasas urbanísticas: si se abonan en nombre del cliente con justificante a su nombre, pueden tratarse como suplidos.
- Visados colegiales: también es válido si se hace en representación del cliente y se documenta correctamente.
🤝 Para agentes comerciales
- Portes específicos o transporte de muestras, siempre que sea a nombre del cliente y solicitado por él.
- Aranceles de importación: si los pagas tú directamente y el destinatario final es tu cliente.
🎨 Para profesionales del marketing y diseño
- Compra de dominios web o certificados SSL, si están registrados directamente a nombre del cliente.
- Licencias de software, plugins o campañas publicitarias (como Google Ads o Meta Ads), si la factura está a nombre del cliente y tú solo haces el pago por encargo.
💡 Consejo: Si gestionas campañas publicitarias con tu tarjeta, asegúrate de que las facturas estén a nombre del cliente. Solo así podrás tratarlas como suplido.
Estos son solo algunos casos habituales, pero hay muchas profesiones que manejan gastos similares. La clave está siempre en lo mismo: mandato expreso, justificante a nombre del cliente y factura clara.
Errores frecuentes al gestionar suplidos (y cómo evitarlos)
Aunque el concepto de suplido puede parecer sencillo, en la práctica es fácil cometer errores que pueden afectar a tu contabilidad y suponer un problema ante una inspección de Hacienda. Aquí te contamos los fallos más habituales que vemos en asesoría y cómo evitarlos.
❌ Error 1: Aplicar IVA o IRPF al importe del suplido
Uno de los errores más comunes es tratar el suplido como si fuera un ingreso, aplicándole impuestos como el resto de servicios. Esto es incorrecto: un suplido nunca lleva IVA ni retención, porque no forma parte de tu base imponible.
💡 Evítalo así: Incluye el suplido en una línea separada, claramente identificado y marcado como “exento de IVA e IRPF”.
❌ Error 2: No tener la factura original a nombre del cliente
Si el justificante del gasto no está a nombre del cliente (sino al tuyo), no puedes considerarlo suplido. En ese caso, Hacienda entenderá que el gasto es tuyo, y no se permitirá su repercusión exenta de impuestos.
💡 Evítalo así: Antes de pagar nada, asegúrate de que el gasto se documenta con los datos fiscales del cliente.
❌ Error 3: Confundir un suplido con un gasto deducible propio
A veces se incluyen como suplidos gastos que en realidad son parte de tu actividad, como dietas, desplazamientos o herramientas que usas tú. Si el gasto te beneficia a ti, aunque sea por prestar un servicio, no es suplido. Es un gasto deducible, pero se declara de forma distinta.
💡 Evítalo así: Pregúntate: ¿este gasto es exclusivo y directamente atribuible al cliente, o me sirve también a mí? Si te sirve a ti, no es un suplido.
Gestionar correctamente los gastos suplidos no es solo una cuestión técnica, sino una forma de proteger tu actividad profesional y evitar complicaciones innecesarias. En Perlado Asesores lo vemos cada día: aplicar bien este tipo de conceptos marca la diferencia entre una contabilidad en orden y una factura que puede generar problemas. Si tienes dudas, consúltalo antes de emitir la factura. ¿Crees que necesitas ayuda? Puedes ponerte en contacto con nosotros y juntos valoraremos cada detalle.