La subrogación laboral plantea muchas dudas en el ámbito empresarial, sobre todo cuando surge la necesidad de reorganizar una plantilla tras un cambio de titularidad o la finalización de una contrata. Una de las preguntas más habituales es si se puede despedir a un trabajador subrogado y en qué condiciones. La respuesta no es sencilla y conviene conocer bien qué dice la normativa, qué obligaciones asume la nueva empresa y cuáles son los riesgos de actuar de manera incorrecta. Desde Perlado Asesores, como especialistas en asesoría laboral, te contamos todos los detalles.
¿Dónde se regula la subrogación de los trabajadores?
La subrogación laboral está regulada en el artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores, que establece la obligación de mantener los contratos de trabajo cuando se produce un cambio en la titularidad de la empresa, de un centro de trabajo o de una unidad productiva autónoma. En la práctica, esto significa que los trabajadores afectados mantienen su antigüedad, salario, jornada y resto de condiciones laborales, sin que el nuevo empresario pueda modificarlas de forma unilateral.
Además, la normativa española se apoya en la Directiva 2001/23/CE, que refuerza esta garantía de continuidad laboral en toda la Unión Europea. A nivel sectorial, algunos convenios colectivos incluyen cláusulas específicas de subrogación, especialmente en actividades como la limpieza, la seguridad privada o los servicios externalizados, donde los cambios de contrata son frecuentes.
Para la empresa entrante, esto supone asumir no solo la plantilla, sino también las obligaciones laborales y de Seguridad Social vinculadas a esos trabajadores, lo que hace necesario planificar bien cada proceso de sucesión para evitar conflictos legales o costes inesperados.
¿Qué es la subrogación laboral y en qué casos aplica?
La subrogación laboral es el mecanismo por el cual los trabajadores mantienen su relación laboral cuando cambia el titular de la empresa, de un centro de trabajo o de una contrata. No se trata de una nueva contratación, sino de la continuidad de los mismos contratos, con todos los derechos y obligaciones que tenían antes del cambio.
En la práctica, este escenario aparece en distintos supuestos:
- Sucesión de empresa: cuando hay una compraventa, fusión o transmisión de una unidad productiva.
- Cambio de contrata o concesión: muy habitual en sectores como limpieza, seguridad o mantenimiento, donde la empresa que presta el servicio cambia pero los trabajadores deben mantenerse.
- Convenios colectivos: algunos regulan expresamente la obligación de subrogar a los empleados al producirse un relevo en la contrata.
Para los empresarios, entender bien la subrogación es clave: no solo implica incorporar trabajadores con su antigüedad y condiciones intactas, sino también hacerse cargo de sus derechos adquiridos y de posibles deudas o cargas asociadas. Por ello, antes de asumir una plantilla subrogada es recomendable realizar un análisis detallado de la situación laboral y económica de los empleados afectados. En muchos casos este proceso aparece ligado a situaciones de sucesión empresarial.
¿Se puede despedir a un trabajador subrogado?
El hecho de que un trabajador sea subrogado no constituye en sí mismo una causa de despido. La ley protege la continuidad de su contrato, por lo que la nueva empresa no puede cesar al empleado únicamente por haber pasado a formar parte de su plantilla tras una sucesión o un cambio de contrata.
Ahora bien, al igual que con cualquier otro trabajador, sí es posible extinguir la relación laboral si concurren causas objetivas o disciplinarias previstas en el Estatuto de los Trabajadores. Entre ellas se encuentran:
- Causas objetivas: razones económicas, técnicas, organizativas o de producción (ETOP) que justifiquen el despido.
- Causas disciplinarias: incumplimientos graves como faltas repetidas de asistencia, desobediencia, ofensas o bajo rendimiento voluntario.
- Extinción natural del contrato: cuando se trata de contratos temporales o por obra y servicio, que finalizan en los plazos previstos.
Es importante subrayar que la empresa debe cumplir todos los requisitos legales de forma y fondo: entregar la carta de despido, respetar los plazos de preaviso y abonar la indemnización correspondiente cuando proceda. De lo contrario, el despido podrá ser declarado improcedente, con el consiguiente coste económico y riesgo reputacional.
¿Puede ser sustituido un trabajador subrogado?
La subrogación obliga a la nueva empresa a mantener a los trabajadores en las mismas condiciones que tenían con la anterior, por lo que no es posible “sustituir” a un trabajador subrogado simplemente porque no se desee contar con él. Intentar hacerlo sin causa justificada puede ser considerado un despido improcedente o incluso nulo.
Ahora bien, hay situaciones en las que sí cabe la sustitución o cese de un trabajador subrogado, siempre bajo las condiciones que marca la normativa laboral:
- Sustituciones temporales justificadas: por ejemplo, cubrir una baja médica o una excedencia con otro empleado, siguiendo el cauce legal.
- Ineptitud sobrevenida o falta de requisitos: si después de la subrogación se acredita que el trabajador carece de una titulación o aptitud exigida para el puesto, podría valorarse la extinción del contrato.
- Reorganización con causas objetivas: si existen motivos económicos, técnicos u organizativos que lo justifiquen, la empresa puede plantear un despido objetivo, siempre con la debida acreditación.
En cualquier caso, la sustitución de un trabajador subrogado nunca puede hacerse de manera arbitraria. Es fundamental que la empresa documente correctamente las causas y siga el procedimiento legal para evitar conflictos judiciales.
En caso de subrogación, ¿el contrato tiene que ser indefinido?
La subrogación no convierte automáticamente un contrato temporal en indefinido. Lo que establece la normativa es que el trabajador mantiene las mismas condiciones que tenía con la empresa anterior, incluida la modalidad contractual.
Esto significa que si el contrato era indefinido, seguirá siéndolo, y si era temporal, se respetarán las fechas y cláusulas pactadas en el acuerdo inicial. Lo mismo ocurre con la antigüedad, que se conserva íntegra, aunque haya cambiado el empleador.
Para la empresa entrante es fundamental tener en cuenta que la subrogación no borra ni modifica la naturaleza del contrato: lo que hace es garantizar la continuidad de la relación laboral en los mismos términos. Alterar esta situación de manera unilateral podría dar lugar a reclamaciones y a la declaración de nulidad o improcedencia de la medida.
¿Cuál es el plazo de comunicación de subrogación a los trabajadores?
La ley exige que la empresa que va a asumir la plantilla informe con la antelación suficiente a los trabajadores afectados y, en su caso, a sus representantes legales. El artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores establece que esta comunicación debe realizarse antes de que la subrogación tenga efectos, detallando:
- La fecha prevista del traspaso.
- Los motivos que justifican la sucesión o cambio de titularidad.
- Las consecuencias jurídicas, económicas y sociales para los trabajadores.
- Las medidas previstas respecto al personal.
Aunque la norma no fija un número exacto de días, la práctica aconseja realizar la comunicación con la mayor antelación posible para garantizar la transparencia del proceso y evitar conflictos. En determinados sectores, además, los convenios colectivos pueden establecer plazos concretos que deben cumplirse estrictamente.
¿Cómo se comunican las altas y bajas en la sucesión de empresa?
En una subrogación laboral, además de la comunicación a los trabajadores, la empresa debe realizar los trámites oportunos ante la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) para formalizar el cambio. Estos trámites garantizan que los empleados queden correctamente registrados a nombre de la nueva empresa y que no existan incidencias posteriores en sus cotizaciones.
Los pasos básicos son:
- Altas y bajas en la Seguridad Social: la empresa saliente cursa la baja de los trabajadores y la entrante tramita el alta correspondiente en su propio código de cuenta de cotización.
- Modelo TA.8: en caso de traspaso de un centro completo de trabajo, se utiliza este modelo para comunicar la variación del titular en la TGSS.
- Sistema RED: la mayoría de estas gestiones se realizan de forma telemática, lo que agiliza el proceso y deja constancia formal de cada comunicación.
Es fundamental que estas obligaciones se cumplan en tiempo y forma.
¿Pueden variar las condiciones laborales de un trabajador subrogado?
Cuando se produce una subrogación, la empresa entrante asume la plantilla en las mismas condiciones que tenía con la empresa anterior. Esto es lo que marca la ley, pero en la práctica la duda que surge entre empresarios es: ¿hay margen de maniobra para ajustar esas condiciones?
La respuesta es sí, pero de forma muy limitada:
- No se puede: reducir salarios, eliminar pluses, cambiar jornada o categoría sin causa.
- Sí se puede:
- Aplicar una modificación sustancial de condiciones (art. 41 ET), siempre que existan razones económicas, técnicas, organizativas o de producción.
- Reestructurar la organización interna si está bien documentada y se sigue el procedimiento legal.
- Negociar con los representantes de los trabajadores cuando hay voluntad de acuerdo.
Por tanto, más que pensar en “variar condiciones”, el enfoque correcto es evaluar si concurren causas objetivas reales que permitan justificar cambios. Si no existen, lo recomendable es mantener la situación y planificar a medio plazo cualquier ajuste.
Errores habituales y riesgos para la empresa
En los procesos de subrogación laboral, muchos conflictos surgen no por la normativa en sí, sino por errores de gestión que podrían haberse evitado. Estos son algunos de los más comunes:
- Despedir sin causa justificada: intentar cesar a un trabajador por el simple hecho de ser subrogado acaba, casi siempre, en un despido improcedente con indemnización elevada.
- Modificar condiciones sin respaldo legal: reducir jornadas, suprimir complementos o cambiar turnos de manera unilateral es una de las principales causas de demandas judiciales.
- Falta de revisión previa de la plantilla: asumir trabajadores sin comprobar su situación (antigüedad, deudas salariales, vacaciones pendientes) puede generar costes inesperados.
- Errores en la comunicación a la TGSS: un alta o baja mal gestionada puede derivar en sanciones, recargos o incluso problemas de cotización para los empleados.
- No documentar decisiones empresariales: sin pruebas que acrediten las causas de un despido o de una reorganización, la empresa tendrá todas las de perder en un litigio.
En definitiva, los riesgos para la empresa no se limitan a lo económico, indemnizaciones y sanciones, también afectan a la reputación y a la relación con los trabajadores. Un error en este ámbito puede convertirse en un conflicto largo y costoso.
Documentación mínima que debe entregar la empresa saliente
Para que la subrogación se realice con todas las garantías, la empresa que deja de prestar el servicio o transmite la unidad productiva debe entregar a la entrante una relación detallada de la situación laboral de los trabajadores afectados. Entre la documentación más habitual se encuentra:
- Relación nominal de empleados incluidos en la subrogación.
- Antigüedad y tipo de contrato de cada trabajador.
- Retribuciones y conceptos salariales, incluyendo complementos y pluses.
- Vacaciones pendientes de disfrutar y días devengados.
- Jornada, horarios y turnos de trabajo.
- Situaciones especiales (bajas médicas, excedencias, permisos en curso).
- Obligaciones económicas pendientes, como salarios no abonados o atrasos.
Contar con esta información es esencial para la empresa entrante, ya que permite planificar costes reales, evitar sorpresas y garantizar el cumplimiento legal. Además, en muchos convenios colectivos la entrega de esta documentación es un requisito obligatorio y su incumplimiento puede dar lugar a reclamaciones.
Jurisprudencia y casos prácticos relevantes
La subrogación laboral ha sido objeto de numerosas resoluciones judiciales que aclaran en qué situaciones la empresa puede actuar y dónde están los límites. Algunos ejemplos destacados:
- Caso Eulen (TS, 25 de mayo de 2023)
El Tribunal Supremo avaló el despido por ineptitud sobrevenida de varios trabajadores subrogados en una contrata de seguridad. La empresa acreditó que el nuevo pliego exigía una titulación que los empleados no tenían, pese a llevar años prestando servicio. El Supremo entendió que el requisito era objetivo y posterior, por lo que la extinción estaba justificada. - Caso FCC Medio Ambiente (TS, 20 de enero de 2021)
La compañía saliente intentó realizar un despido colectivo justo antes de la pérdida de la contrata de recogida de basuras para evitar la subrogación. El Tribunal Supremo declaró los despidos improcedentes al considerar que la maniobra suponía un fraude de ley y vulneraba el art. 44 ET. - Caso Clece (AN, 12 de febrero de 2019)
La Audiencia Nacional recordó que la empresa entrante debía respetar los salarios y jornada de los trabajadores subrogados en el sector de limpieza hospitalaria. Al intentar aplicar condiciones distintas a las previstas en convenio, se obligó a la compañía a mantener las condiciones originales.
Estos ejemplos muestran un patrón constante: los tribunales obligan a respetar la continuidad y condiciones de los trabajadores subrogados, y solo admiten excepciones cuando existe una causa objetiva clara y demostrable.
La subrogación laboral no es solo una obligación legal, también es una decisión estratégica que impacta directamente en los costes y en la organización de tu empresa. Cada paso en este proceso —desde la revisión de la documentación hasta la gestión de las altas en la Seguridad Social— tiene implicaciones económicas y jurídicas que conviene anticipar.
Por eso, lo recomendable no es improvisar, sino contar con un asesoramiento especializado que te permita planificar con claridad, evaluar posibles contingencias y tomar decisiones respaldadas por la normativa y la jurisprudencia. En Perlado Asesores somos especialistas en ello, ¿crees que podemos ayudarte? Puedes ponerte en contacto con nosotros y juntos buscaremos la mejor solución.