¿Te toca lidiar con una factura de canje y no sabes cómo gestionarla? No te preocupes. Como especialistas en asesoría fiscal, hemos preparado esta guía con todo lo que necesitas saber para evitar sorpresas. Desde cómo emitirla correctamente hasta un modelo que puedes seguir, aquí encontrarás la información clave para hacerlo bien desde el principio.
¿Qué es una factura de canje?
La factura de canje es un documento que sustituye y complementa a la factura simplificada (ticket). Su emisión resulta especialmente útil cuando el cliente necesita deducir el IVA de una compra, ya que los tickets no incluyen toda la información fiscal requerida. Al emitir una factura de canje, la empresa incorpora los datos necesarios como el NIF y el domicilio del cliente, para que esta pueda utilizarse con fines fiscales.
Este tipo de factura es habitual en el comercio y la prestación de servicios, sobre todo cuando una operación no fue documentada inicialmente con una factura completa, pero el cliente la requiere para justificar la deducción del IVA. Permite regularizar la transacción sin necesidad de generar una factura nueva desde cero, cumpliendo así con las exigencias tributarias.
Aunque la factura de canje no implica un nuevo cobro, sí debe ajustarse a todos los requisitos legales vigentes. Por ello, es fundamental que las empresas conozcan la normativa de la AEAT para evitar posibles sanciones.
Facturas de canje normativa, ¿por cuál se rige?
La factura de canje se regula bajo la normativa tributaria española, especialmente en lo que respecta al IVA. La Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), establece las condiciones bajo las cuales se debe emitir una factura completa a partir de una simplificada. Esta normativa también detalla los casos en los que se puede realizar un canje de facturas para regularizar la situación fiscal.
Requisitos facturas de canje, ¿cuáles son?
La factura de canje no puede ser solicitada y emitida sin cumplir ciertos requisitos establecidos por la AEAT. Para evitar complicaciones fiscales y asegurar que el proceso sea válido, es crucial que las empresas y autónomos conozcan las condiciones que deben seguir. Aquí te detallamos los requisitos esenciales:
- Presentación de la factura simplificada original: Para solicitar una factura de canje, es necesario presentar la factura simplificada original. Si no se tiene la factura original, se puede presentar una copia digital certificada de la misma, siempre utilizando una aplicación homologada por la AEAT. Esto no solo facilita el proceso de la factura de canje, sino que también asegura que todo esté en regla en caso de una posible inspección tributaria.
- Verificación de datos: En el momento de emitir la factura de canje, es esencial que los datos proporcionados (como el NIF, el domicilio fiscal y el importe total) sean correctos y completos. Un error en cualquiera de estos campos puede invalidar la factura, así como aumentar el riesgo de problemas con la AEAT.
- Plazo para solicitar una factura de canje: Para que una factura de canje sea válida, debe solicitarse dentro de un plazo máximo de 4 años desde la emisión de la factura simplificada o ticket original. Este plazo es crucial para que el proceso sea legalmente válido y no se pierda la posibilidad de deducción del IVA.
- Quién puede solicitarla: Las facturas de canje pueden ser solicitadas por cualquier empresa o autónomo que haya recibido una factura simplificada por un bien o servicio. También pueden ser solicitadas por empresas autorizadas que prestan el servicio de recuperación de IVA para profesionales.
- Autorización en caso de empresas externas: Si la solicitud de factura de canje la realiza una empresa externa en nombre del cliente, se debe presentar una autorización del cliente que recibió la factura simplificada. Además, la empresa externa debe proporcionar una declaración de procedencia de los tickets, responsabilizándose de que los datos correspondan al destinatario final de la factura.
¿Cómo hacer factura de canje?
Emitir una factura de canje no es un proceso complicado, pero es necesario seguir ciertos pasos para garantizar que el documento sea válido y cumpla con los requisitos legales establecidos. A continuación, te explicamos cómo se hace una factura de canje de manera sencilla.
1. Verifica que cumples con los requisitos previos
Antes de emitir una factura de canje, es importante asegurarse de que se cumplen todos los requisitos establecidos por la normativa vigente. Como te mencionamos previamente, la solicitud debe hacerse dentro del plazo legal de 4 años desde la emisión de la factura simplificada original. Además, tendrás que contar con todos los documentos necesarios, como la factura simplificada original o, si no la tienes, una copia digital certificada de la misma. Si la solicitud la realiza una empresa externa, también es necesario presentar una autorización del cliente y una declaración de procedencia de los tickets.
2. Completa la información obligatoria
Una factura de canje debe incluir todos los datos que requiere una factura completa, junto con la referencia a la factura simplificada que se está sustituyendo. Estos son los datos clave:
- Datos completos del emisor y receptor: Nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal de ambas partes.
- Referencia a la factura simplificada original: Debe constar el número y la fecha de la factura simplificada que estás reemplazando.
- Motivo del canje: Especifica que se trata de una factura de canje o sustitución para evitar confusiones.
3. Añade las fechas clave
Como la factura de canje hace referencia a una transacción anterior, debes incluir dos fechas importantes:
- Fecha de emisión de la factura de canje: La fecha en la que realmente emites el documento.
- Fecha de la factura simplificada original: La fecha de la transacción original que se está sustituyendo. Además, debes incluir la referencia al ticket o factura simplificada que corresponde a la operación que estás regularizando.
La inclusión de ambas fechas es esencial para cumplir con los requisitos fiscales y garantizar que la transacción quede debidamente registrada.
4. Dale una numeración específica a tu factura
Al igual que con cualquier otra factura, la factura de canje debe tener una numeración única para su identificación. Dado que este tipo de facturas tiene un tratamiento contable diferente al de las facturas ordinarias, es recomendable asignarles una numeración correlativa propia, para que quede claro que se trata de una factura emitida por canje de factura simplificada.
5. Revisión y envío
Antes de enviar la factura de canje, es crucial que revises todos los datos para asegurarte de que no haya errores. Verifica que los NIF, los domicilios fiscales, las fechas y la numeración sean correctos. Además, asegúrate de que el importe y el desglose del IVA sean exactos. Una vez que todo esté verificado, puedes enviar la factura al destinatario, ya sea en formato electrónico o en papel, según lo acordado.
6. Ajustes
Después de emitir la factura de canje, no olvides realizar los ajustes correspondientes. Mantener todo al día es esencial para evitar problemas con la AEAT y asegurar que no haya complicaciones durante una auditoría de empresa o una inspección tributaria.
¿Cómo contabilizar facturas de canje?
Dado que las facturas de canje de la AEAT sustituyen a las facturas simplificadas, no generan efectos contables en la empresa que las emite.
Al tratarse de una operación ya registrada previamente, es decir, una operación fiscal cerrada, no se requiere:
- Volver a contabilizar el ingreso en los libros contables, ya que este fue registrado en el momento de la venta original.
- Modificar la base imponible ni el IVA devengado, puesto que esos importes ya fueron incluidos en la declaración correspondiente en el periodo en que se emitió la factura simplificada.
- Realizar ajustes adicionales en las cuentas contables, dado que no hay variación económica ni fiscal en la operación.
¿Qué consecuencias fiscales y legales tiene la factura de canje?
La emisión de una factura de canje no solo tiene implicaciones legales, sino también fiscales que es importante comprender tanto para el emisor como para el receptor.
Consecuencias fiscales de la factura de canje
Desde el punto de vista fiscal, la factura de canje no genera un nuevo impacto en los ingresos ni en el IVA devengado para el emisor, ya que, como sabes, tanto el importe de la operación como el IVA ya fueron contabilizados al emitir la factura simplificada original.
Para el receptor, la principal consecuencia es la posibilidad de deducir el IVA soportado. La factura de canje permite regularizar el IVA correspondiente a la transacción original, lo que puede suponer un beneficio fiscal al permitir su deducción en el ejercicio en que se emite dicha factura. Es importante que este ajuste se registre correctamente en la contabilidad del receptor, utilizando la cuenta 472 (IVA soportado) y ajustando los gastos asociados.
Si el receptor está acogido al SII (Suministro Inmediato de Información), deberá declarar las facturas de canje en el bloque “Tipo Factura” con la clave “F1: Factura (art. 6, 7.2 y 7.3 del RD 1619/2012)”, aunque también puede, de forma opcional, emplear la clave “F3: Factura emitida en sustitución de facturas simplificadas”.
Además, si el importe total facturado a un cliente durante el año natural supera los 3.005,06 € (IVA incluido), es obligatorio incluir dicha operación en el modelo 347, correspondiente al ejercicio en el que se emitió la factura de canje.
Consecuencias legales de la factura de canje
El emisor y el receptor deben estar al tanto de la correcta emisión de este documento y de las implicaciones que su falta de cumplimiento puede tener en una posible inspección tributaria. Es crucial que se registre correctamente tanto la factura original como la factura de canje, y que se mantenga una trazabilidad clara de las transacciones.
Si el emisor está registrado bajo un régimen fiscal específico, como una sociedad limitada, es necesario asegurarse de que los efectos de la factura de canje se reflejan correctamente para evitar problemas con la tributación de la empresa. La correcta gestión de estos documentos es clave para garantizar el cumplimiento con las novedades fiscales 2025.
Modelo de factura de canje
Para terminar, te mostramos un ejemplo de factura de canje que ilustra cómo debe estructurarse este documento para cumplir con la normativa vigente.
Si tienes alguna duda sobre cómo emitir una factura de canje o necesitas asesoramiento personalizado sobre cómo gestionar correctamente tus operaciones fiscales, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Perlado Asesores, contamos con expertos que te guiarán paso a paso para asegurarte de que cumples con todas las normativas fiscales y evites problemas futuros.