Con la llegada de la factura electrónica obligatoria en España, las empresas deben estar preparadas para adaptarse a los nuevos requerimientos. Si todavía no sabes cómo afectará esta ley a tu actividad o cuándo comenzará a aplicarse, este post es para ti. Aquí encontrarás todos los detalles que necesitas para entender la normativa y cómo implementarla de forma efectiva.
¿Qué son las facturas electrónicas obligatorias?
Como su propio nombre indica, son facturas que deben ser emitidas en formato digital y enviadas a través de canales electrónicos específicos, eliminando el uso del formato tradicional en papel.
¿Por qué la factura electrónica será obligatoria en España?
La obligatoriedad de la factura electrónica en España, impulsada por la Ley Crea y Crece surge como parte del esfuerzo por modernizar el sistema fiscal, hacerlo más eficiente y evitar fraudes. Su objetivo principal, como el de otras novedades fiscales para 2025, es facilitar la trazabilidad de las operaciones comerciales y mejorar el control por parte de la Agencia Tributaria. La facturación electrónica permite un flujo de información más rápido y preciso, lo que reduce los errores en las declaraciones fiscales y mejora la precisión de los datos fiscales.
A diferencia de la factura en papel, la factura electrónica es más segura, ágil y fácil de gestionar. Mientras que las facturas físicas pueden extraviarse, modificarse o ser objeto de fraude, las electrónicas cuentan con sistemas de validación que garantizan su autenticidad e integridad. Además, el proceso de almacenamiento, consulta y transmisión de las facturas electrónicas es más eficiente, lo que reduce la carga administrativa tanto para las empresas como para las autoridades fiscales.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?
La obligatoriedad de la factura electrónica en España se implementará de forma escalonada, su entrada en vigor dependerá del volumen de facturación de cada empresa. Se establecen dos grandes grupos:
Empresas con facturación superior a 8 millones de euros
Estas empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación electrónica en un plazo de 12 meses tras la publicación del Real Decreto que desarrolla la Ley Crea y Crece. Se estima que este reglamento será aprobado a lo largo de 2025, lo que implica que la obligatoriedad para este grupo podría entrar en vigor a partir de mediados de 2026.
Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros y autónomos
Este grupo dispondrá de un plazo de 24 meses desde la publicación del reglamento para cumplir con la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas. Por lo tanto, la obligatoriedad para estas entidades podría comenzar a aplicarse a partir de mediados de 2027.
¿Quién no está obligado a emitir la factura electrónica?
Aunque la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas afectará a la mayoría de los contribuyentes, existen algunas excepciones que se aplican a ciertos sectores y tipos de transacciones. Aquí te detallamos las dos excepciones más relevantes:
Negocios con ventas inferiores a 3.000 euros (IVA incluido)
Algunos sectores están exentos de la obligación de emitir facturas electrónicas si la venta o el servicio prestado es inferior a 3.000 euros IVA incluido. Estos sectores son:
- Bares, restaurantes, cafeterías y establecimientos de hostelería y restauración.
- Salas de baile y discotecas.
- Salones de peluquería y estética.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Transporte de personas y equipaje, incluyendo los servicios de ambulancia.
- Servicios a domicilio prestados al consumidor.
- Instalaciones deportivas, como gimnasios y centros de entrenamiento.
- Estacionamientos y aparcamientos.
- Servicios fotográficos.
- Autopistas de peaje.
Esta excepción busca reducir la carga administrativa para los sectores con ventas de menor volumen.
Ventas o servicios inferiores a 400 euros (IVA incluido)
Independientemente del sector o tipo de negocio, cualquier venta o servicio cuyo importe total no exceda los 400 euros IVA incluido quedará fuera de la obligación de emitir factura electrónica.
Estas excepciones permiten que los negocios con transacciones de bajo importe no enfrenten la obligación de implementar un sistema de facturación electrónica, lo que simplifica la adaptación de muchos pequeños comercios y autónomos.
Es importante estar al tanto de estas exenciones y de cualquier cambio normativo para evitar malentendidos o incumplimientos. Si tienes dudas sobre si tu actividad está sujeta a la obligación de emitir factura electrónica o si encajas en alguna de estas excepciones, no dudes en consultar con un experto en asesoría fiscal.
¿Cómo será la factura electrónica y qué debe incluir?
La factura electrónica deberá cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria, que garantizarán la validez y la integridad del documento. De acuerdo con la normativa, las facturas electrónicas deberán ser emitidas en un formato estándar que permita su validación y almacenamiento electrónico, facilitando el control fiscal y evitando manipulaciones.
El formato más comúnmente utilizado para las facturas electrónicas es el XML (eXtensible Markup Language), que es fácilmente procesado por los sistemas informáticos de las empresas y por la Agencia Tributaria. Además, las facturas deben ser firmadas electrónicamente para garantizar su autenticidad, lo que asegura que no hayan sido alteradas después de su emisión.
¿Qué datos debe contener?
Al igual que las facturas tradicionales en papel, las facturas electrónicas deben incluir ciertos datos obligatorios para ser consideradas válidas. Estos son:
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF, dirección fiscal.
- Datos del receptor: nombre o razón social, NIF.
- Descripción de los bienes o servicios: debe ser clara y detallada, indicando el tipo de producto o servicio prestado.
- Importe total de la operación: debe especificarse el precio unitario, el IVA aplicable y el total de la factura.
- Fecha de emisión.
- Número de la factura: debe seguir una secuencia numérica correlativa.
¿Es válido seguir usando el formato PDF?
No, el formato PDF no es válido para la factura electrónica obligatoria. Aunque muchos autónomos y empresas usan el formato PDF para la emisión de sus facturas, la normativa establece que las facturas electrónicas deben ser emitidas en formatos como XML, que permiten su validación y verificación por parte de la Agencia Tributaria. El formato PDF puede seguir utilizándose para otros fines, pero no sustituye el formato técnico obligatorio de la factura electrónica.
¿Cambian las obligaciones de conservación de facturas?
No, las obligaciones de conservación de las facturas no cambiarán con la implementación de la factura electrónica. Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deberán ser conservadas durante cuatro años a partir del final del año en que se efectuó la operación. Sin embargo, en el caso de las facturas electrónicas, se permite su almacenamiento en medios electrónicos, lo que facilita su organización, búsqueda y gestión.
Es fundamental asegurarse de que las facturas electrónicas se conserven en condiciones que garanticen su integridad e inalterabilidad, y se deben guardar en el formato en el que fueron emitidas (por ejemplo, XML). Las empresas deberán disponer de un sistema adecuado para almacenar y consultar estas facturas en caso de que la Agencia Tributaria requiera acceso a ellas durante un proceso de inspección.
¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica (y qué retos plantea)?
La factura electrónica ofrece múltiples beneficios tanto para empresas como para autónomos, pero también presenta ciertos retos que deberán afrontarse para garantizar una transición exitosa. A continuación, analizamos las principales ventajas y desafíos que plantea esta nueva normativa.
Beneficios para empresas y autónomos
Reducción de costes y tiempo
Una de las principales ventajas de la factura electrónica es que elimina la necesidad de imprimir, archivar y gestionar manualmente las facturas en papel. Esto reduce significativamente los costes asociados a materiales, almacenamiento y tiempo dedicado a tareas administrativas.
Mayor eficiencia en la gestión fiscal
La facturación electrónica permite una mayor automatización en el proceso de generación y envío de facturas. Esto facilita la integración de los datos fiscales directamente con los sistemas de la Agencia Tributaria, reduciendo el riesgo de errores y la posibilidad de tener que rectificar facturas.
Mejora del control y la trazabilidad
Al estar digitalizadas, las facturas electrónicas permiten un control más estricto de las operaciones comerciales. Las autoridades fiscales pueden verificar en tiempo real las transacciones realizadas, lo que contribuye a un sistema más transparente y seguro.
Mayor accesibilidad y organización
Las facturas electrónicas se almacenan de manera digital, lo que facilita su búsqueda y acceso. Además, al estar almacenadas en sistemas de fácil acceso, las empresas y autónomos pueden consultar sus facturas en cualquier momento sin la necesidad de gestionar archivos físicos.
Cumplimiento normativo más sencillo
La factura electrónica facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y reduce el riesgo de sanciones, ya que la generación y transmisión de la factura se hace de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos.
Principales retos
Aunque la factura electrónica trae consigo numerosos beneficios, también plantea ciertos retos que las empresas y autónomos deben tener en cuenta:
Adaptación a la nueva normativa
Uno de los mayores desafíos es la adaptación de los sistemas actuales a los requisitos de la factura electrónica. Muchas empresas deberán cambiar sus procesos y actualizar sus programas de facturación para cumplir con la normativa. Esto puede suponer una inversión inicial en tecnología y formación.
Capacitación y formación
La implementación de la factura electrónica requerirá que el personal de las empresas esté capacitado para utilizar los nuevos sistemas de facturación, lo cual implica un proceso de formación que puede llevar tiempo y recursos. Además, los autónomos deberán familiarizarse con el uso de plataformas electrónicas para la emisión de facturas.
Tecnología y software adecuado
Otro reto importante es la elección e implementación de un software de facturación que sea compatible con la normativa y que permita generar las facturas electrónicas en el formato requerido. Las empresas deben asegurarse de que la herramienta que elijan sea adecuada para su tipo de negocio y esté preparada para cumplir con los requisitos legales.
Costes iniciales
Aunque la factura electrónica puede generar ahorros a largo plazo, la inversión inicial en tecnología y capacitación puede resultar costosa, especialmente para pequeñas empresas y autónomos que ya operan con recursos limitados.
Seguridad y protección de datos
La transición al formato digital también implica un mayor riesgo de ciberseguridad. Las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas sean seguros, para evitar el robo o la manipulación de las facturas electrónicas. Además, la conservación de las facturas electrónicas requiere el cumplimiento de requisitos técnicos que garanticen su integridad y protección.
¿Qué pasa si sigo usando factura en papel?
Si decides seguir utilizando la factura en papel cuando la normativa ya exige la emisión de facturas electrónicas, podrías enfrentarte a diversas sanciones y consecuencias. La Agencia Tributaria está implementando un sistema de control cada vez más riguroso, y las empresas que no cumplan con la obligación de emitir facturas electrónicas podrían enfrentarse a sanciones.
Posibles sanciones y consecuencias
Multas económicas
Las sanciones por no emitir factura electrónica pueden ser significativas. Si no se emite una factura electrónica cuando la ley lo exige, podrías enfrentar multas de Hacienda por no declarar ingresos que van desde una cantidad fija hasta un porcentaje del importe de la factura.
Problemas en la deducción de impuestos
Si no se emite factura electrónica, podrías encontrarte con problemas al intentar deducir el IVA o justificar los gastos ante la Agencia Tributaria, lo que podría afectar tu liquidez y la correcta declaración de impuestos.
Riesgo de auditorías más frecuentes
La falta de conformidad con la normativa podría hacer que tu empresa sea objeto de más auditorías e inspecciones fiscales, lo que puede generar un mayor coste administrativo y legal. Para comprender mejor qué implica una qué es una auditoría de empresa, te recomendamos que leas este otro post.
Dado que las consecuencias de no cumplir con la normativa pueden ser graves, es fundamental que tomes medidas para adaptarse a la factura electrónica obligatoria. Ahora que sabes lo que está en juego, es el momento perfecto para prepararte y evitar problemas en el futuro. Aquí te mostramos cómo hacerlo.
¿Cómo prepararse para la factura electrónica obligatoria?
a transición a la factura electrónica es un proceso que debe ser gestionado con cuidado y anticipación. Para facilitar la adaptación, te presentamos algunos pasos clave que puedes seguir para estar completamente preparado cuando la obligatoriedad entre en vigor.
Revisión del sistema actual
Lo primero que debes hacer es revisar cómo gestionas actualmente la facturación. Si todavía trabajas con facturas en papel o en formatos no compatibles con la nueva normativa, será necesario realizar una transición a un sistema de facturación electrónica. Revisa el software de facturación que utilizas, ya que debe cumplir con los requisitos técnicos que establecerá la Agencia Tributaria.
Recursos oficiales y ayudas disponibles
Existen recursos oficiales a disposición de las empresas y autónomos que deben adaptarse a la factura electrónica. La Agencia Tributaria proporcionará guías y documentación sobre cómo cumplir con los nuevos requisitos. Además, algunos gobiernos autonómicos ofrecen ayudas y subvenciones para la implementación de tecnologías que faciliten la digitalización de los negocios, lo que puede ser una oportunidad para reducir costes durante la transición.
Contar con soporte profesional
Si tienes dudas sobre cómo implementar la factura electrónica, contar con una asesoría fiscal puede ser la mejor solución.
En Perlado Asesores sabemos que la transición a la factura electrónica puede parecer un desafío, especialmente con los plazos y requisitos legales que se avecinan. Por eso, te ofrecemos apoyo en todo el proceso, desde la revisión de tus sistemas actuales hasta la implementación de soluciones compatibles con la normativa fiscal. Nuestro equipo de expertos en asesoría fiscal está preparado para guiarte y asegurar que tu negocio cumpla con todos los requisitos de manera eficiente y sin complicaciones. ¿Te gustaría recibir orientación personalizada para afrontar este cambio de forma tranquila y organizada? No dudes en ponerte en contacto con nosotros; juntos encontraremos la mejor solución para tu negocio.