Llevar la contabilidad de una empresa no es solo una cuestión de organización, sino una obligación legal que todas las sociedades y autónomos deben cumplir. Desde registrar cada movimiento financiero hasta presentar las cuentas anuales, existen una serie de requisitos que garantizan la transparencia y el correcto funcionamiento de un negocio.
En esta guía, te explicamos de manera sencilla cuáles son las principales obligaciones contables de una empresa en España, qué libros contables debes llevar y cómo asegurarte de que todo está en regla. Si quieres asegurarte de que todo está en orden, en Perlado Asesores somos especialistas en asesoría contable y podemos ayudarte a gestionar la contabilidad de tu negocio de forma sencilla y sin complicaciones.
¿Cuáles son las principales obligaciones contables de una empresa?
Toda empresa, independientemente de su tamaño o actividad, debe cumplir con una serie de obligaciones contables establecidas por la legislación española. Estas normas no solo garantizan la correcta gestión del negocio, sino que también permiten llevar un control financiero preciso y evitar posibles sanciones.
Entre las principales obligaciones contables que debe cumplir una empresa en España se encuentran:
- Registrar todas las operaciones financieras en los libros contables obligatorios.
- Presentar las cuentas anuales ante el Registro Mercantil.
- Legalizar los libros contables en el plazo establecido.
- Formular y aprobar las cuentas de la sociedad.
- Consolidar cuentas en caso de grupos empresariales.
Cumplir con estas obligaciones no solo es un requisito legal, sino que también facilita la toma de decisiones estratégicas dentro del negocio.
Obligación de llevar una serie de libros contables
Toda empresa en España está obligada a llevar una contabilidad ordenada y reflejar en sus libros contables todas las operaciones económicas que realice. Estos registros permiten tener un control financiero preciso y demostrar ante Hacienda y otros organismos que la empresa cumple con sus obligaciones fiscales y mercantiles.
Los principales libros contables que una empresa debe mantener son el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
Libro Diario
El Libro Diario es uno de los documentos contables más importantes, ya que en él se registran todas las operaciones económicas que realiza la empresa de manera cronológica. Cada anotación debe reflejar fielmente la realidad financiera del negocio, incluyendo ingresos, gastos, compras, ventas y cualquier otro movimiento económico.
Este libro no solo es una obligación contable, que puede ayudarte a evitar una multa de Hacienda por no declarar ingresos, sino que también es clave para llevar un control interno efectivo y facilitar la presentación de impuestos.
Libro de Inventario y Cuentas Anuales
El Libro de Inventario y Cuentas Anuales es otro registro obligatorio en el que se reflejan la situación patrimonial y financiera de la empresa. Contiene:
- Balance de situación inicial.
- Balances trimestrales.
- Cuentas anuales al final del ejercicio.
Las cuentas anuales incluyen documentos esenciales como el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria económica, que detallan la evolución y estado financiero del negocio.
Legalización de los libros contables
Llevar los libros contables no es suficiente, también es obligatorio legalizarlos en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia donde esté domiciliada la empresa. Este trámite garantiza que la contabilidad se ha realizado conforme a la normativa y evita manipulaciones posteriores.
La legalización de los libros debe hacerse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal. En la mayoría de los casos, el ejercicio contable coincide con el año natural, por lo que la fecha límite suele ser el 30 de abril del año siguiente.
El proceso de legalización se realiza de forma telemática a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores de España, donde se deben presentar los libros en formato electrónico y con firma digital.
No cumplir con esta obligación puede acarrear sanciones económicas y problemas legales si la empresa necesita justificar su contabilidad en una inspección o procedimiento judicial.
Formulación de las cuentas e Informe de gestión
Cada año, los administradores de la empresa están obligados a formular las cuentas anuales, un conjunto de documentos que reflejan la situación financiera del negocio y deben ser aprobados por los socios.
Estas cuentas incluyen:
- Balance de situación, que muestra el patrimonio de la empresa.
- Cuenta de pérdidas y ganancias, donde se reflejan los ingresos y gastos del ejercicio.
- Estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo (obligatorios solo en ciertos casos).
- Memoria económica, donde se detallan los criterios contables aplicados y otros aspectos relevantes.
Si la empresa está obligada, también debe presentar un Informe de gestión, un documento que explica la evolución del negocio, los riesgos a los que se enfrenta y otras cuestiones relevantes para los socios e inversores.
La formulación y presentación de estas cuentas es clave para garantizar la transparencia y evitar sanciones por incumplimiento.
Obligación de consolidar: ¿Tienes un grupo de empresas?
Cuando una empresa forma parte de un grupo empresarial, puede estar obligada a consolidar sus cuentas, es decir, a presentar un único conjunto de estados financieros que refleje la situación económica global del grupo, en lugar de hacerlo de forma individual por cada sociedad.
La obligación de consolidar se aplica cuando una sociedad matriz ejerce control sobre una o varias empresas, ya sea por poseer la mayoría del capital, por tener derecho a nombrar o destituir a la mayoría de los administradores, o por ejercer una influencia significativa en la gestión.
Para determinar si una empresa debe consolidar sus cuentas, se deben cumplir al menos dos de los siguientes requisitos durante dos ejercicios consecutivos:
- Superar los 11,4 millones de euros de activos totales.
- Tener más de 22,8 millones de euros de cifra de negocio anual.
- Contar con más de 250 empleados de media en el año.
Si la empresa cumple con estos criterios, deberá presentar las cuentas anuales consolidadas ante el Registro Mercantil, lo que implica una contabilidad más detallada y la obligación de seguir normas específicas de consolidación contable.
La consolidación de cuentas puede ser un proceso complejo, por lo que lo mejor es contar con asesoramiento especializado para cumplir con la normativa sin errores.
Contabilidad de una empresa: ejemplos
Para comprender mejor cómo funcionan las obligaciones contables en la práctica, veamos algunos ejemplos aplicados a situaciones reales que pueden enfrentar las empresas en su día a día.
Ejemplo 1: Registro de una venta en el Libro Diario
Imagina que una empresa dedicada a la venta de mobiliario realiza una operación de venta de productos por valor de 5.000 € más IVA (21%).
📌 Cómo se registra en el Libro Diario:
- Cuenta de clientes (deudores): +6.050 € (5.000 € + 21% IVA).
- Cuenta de ventas de mercaderías: +5.000 €.
- Cuenta de IVA repercutido: +1.050 €.
Este registro refleja correctamente la transacción y permite que la empresa mantenga un control ordenado de sus ingresos y obligaciones fiscales.
Ejemplo 2: Presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil
Una empresa con varios socios cierra su ejercicio fiscal el 31 de diciembre. Como parte de sus obligaciones contables, debe presentar sus cuentas anuales antes del 30 de julio del año siguiente.
📌 Documentos que debe presentar:
- Balance de situación, donde se refleja la situación patrimonial de la empresa.
- Cuenta de pérdidas y ganancias, que muestra los ingresos y gastos del ejercicio.
- Memoria contable, que detalla información relevante sobre la actividad de la empresa.
Este proceso es obligatorio para todas las sociedades y garantiza la transparencia financiera ante el Registro Mercantil.
Ejemplo 3: Legalización de libros contables
Una empresa de servicios profesionales cierra su ejercicio fiscal en diciembre y, por normativa, debe legalizar sus libros contables antes del 30 de abril del año siguiente.
📌 Cómo se realiza la legalización:
1️⃣ Se generan los libros contables en formato electrónico.
2️⃣ Se presentan a través de la sede electrónica del Registro Mercantil.
3️⃣ Se firma digitalmente para garantizar su autenticidad.
Legalizar los libros contables dentro del plazo establecido es muy importante para evitar sanciones.
En Perlado Asesores estamos aquí para acompañarte en cada paso y hacer que todo sea más fácil. Si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y juntos buscaremos la mejor solución.