Llevar al día los libros contables obligatorios no solo es una exigencia legal en España, sino una parte fundamental para tener controlado el estado financiero de cualquier actividad económica, ya seas autónomo o empresa. Saber qué libros contables son obligatorios según tu régimen fiscal te ayudará a evitar errores, sanciones y a tomar decisiones informadas. Desde Perlado Asesores, como asesoría contable en Jerez, te explicamos de forma clara y actualizada qué libros debes llevar en 2025, cómo se diferencian según el tipo de actividad y cuáles son las implicaciones legales de no cumplir con esta obligación.
¿Qué son los libros contables?
Los libros contables son documentos donde se registran de forma cronológica y ordenada todas las operaciones económicas y financieras de una actividad profesional o empresarial. Estos libros permiten llevar un control riguroso de los ingresos, gastos, cobros, pagos, inversiones y demás movimientos que afectan al patrimonio del negocio.
En otras palabras, son la base documental que demuestra cómo se gestiona económicamente una actividad, y sirven tanto para tener una visión interna clara como para cumplir con las exigencias de la Agencia Tributaria. La normativa española establece qué libros contables son obligatorios en función del tipo de contribuyente, del régimen fiscal y de la naturaleza de la actividad que se desarrolla.
¿Para qué sirven los libros contables?
Los libros contables obligatorios en España no son solo un requisito legal; cumplen una función clave en la gestión financiera de cualquier negocio. Gracias a ellos, es posible tener una visión clara y detallada del estado económico de la actividad, facilitando la toma de decisiones estratégicas y garantizando la transparencia ante Hacienda u otros organismos.
En términos prácticos, los libros obligatorios contables sirven para:
- Justificar los datos presentados en las declaraciones tributarias.
- Detectar desviaciones o errores contables a tiempo.
- Facilitar auditorías de empresa internas o externas.
- Proporcionar documentación en caso de inspección de la Agencia Tributaria.
- Ordenar y sistematizar la contabilidad de forma profesional.
Además, llevar correctamente estos libros ayuda a construir una imagen de fiabilidad y solvencia ante bancos, inversores o posibles socios.
Libros contables obligatorios para autónomos
Los autónomos también están obligados a llevar una contabilidad ordenada, aunque los requisitos varían en función del régimen de estimación por el que tributen. Te contamos qué libros contables son obligatorios para cada caso, diferenciando entre estimación objetiva (módulos) y estimación directa (normal o simplificada).
Autónomos en estimación objetiva o por módulos
Los autónomos que tributan por el sistema de estimación objetiva, también conocido como módulos, no están obligados a llevar una contabilidad completa, pero sí deben conservar determinadas facturas y registros. En concreto:
- Facturas emitidas y recibidas.
- Justificantes de los bienes de inversión (si los hay).
- Documentación relacionada con los módulos aplicados.
Aunque el régimen sea más flexible, es recomendable llevar un control mínimo para evitar problemas en caso de revisión o inspección.
Autónomos en estimación directa simplificada que ejerzan actividades empresariales (sean o no mercantiles) y autónomos en estimación directa normal que desarrollen actividades empresariales no mercantiles
En estos casos, los libros obligatorios contables son los siguientes:
- Libro de ingresos: donde se anotan todos los ingresos derivados de la actividad.
- Libro de gastos: registro de todos los gastos deducibles.
- Libro de bienes de inversión: si se adquieren activos afectos a la actividad.
- Libro de provisiones de fondos y suplidos, en caso de que se realicen operaciones con ellos.
Este sistema es más exigente que el de módulos, pero permite reflejar de forma más fiel la realidad económica del negocio.
Autónomos en estimación directa normal que desarrollen actividades de carácter mercantil
Los autónomos que realizan una actividad empresarial de carácter mercantil bajo estimación directa normal deben cumplir con obligaciones similares a las de una sociedad:
- Libro Diario.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
Ambos deben registrarse en el Registro Mercantil. Este nivel de exigencia implica llevar una contabilidad formal completa.
Autónomos que desarrollen actividades profesionales en estimación directa normal o simplificada
Los profesionales autónomos, como abogados, arquitectos o consultores, están sujetos a la llevanza de:
- Libro de ingresos.
- Libro de gastos.
- Libro de bienes de inversión (si corresponde).
- Libro de provisiones de fondos y suplidos (si aplica).
Aunque sus obligaciones contables no alcanzan el nivel mercantil, la documentación debe estar bien organizada y disponible ante cualquier requerimiento de Hacienda.
Libros contables obligatorios para empresas
Las sociedades mercantiles, como las sociedades limitadas (SL) o anónimas (SA), están obligadas a llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad. En este caso, los libros contables obligatorios son más formales y deben ser legalizados ante el Registro Mercantil correspondiente.
Los libros obligatorios contables que toda empresa debe mantener actualizados:
- Libro Diario: recoge de forma cronológica todas las operaciones económicas de la empresa.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales: incluye el balance inicial, los balances de comprobación, el inventario de cierre y las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, etc.).
- Libros societarios: aunque no son contables como tal, también son obligatorios. Se trata del Libro de Actas, el Libro de Registro de Socios (en SL) o el Libro Registro de Acciones Nominativas (en SA).
Estos libros contables obligatorios en España deben legalizarse telemáticamente cada año, incluso si no ha habido actividad. La falta de presentación o hacerlo de forma incorrecta puede conllevar sanciones administrativas y afectar la credibilidad de la empresa ante terceros, como bancos o inversores.
¿Durante cuánto tiempo es necesario guardar los libros contables?
Tanto autónomos como empresas deben conservar sus libros contables obligatorios durante un periodo mínimo de seis años, contados a partir del último asiento realizado. Esta obligación está recogida en el artículo 30 del Código de Comercio y aplica tanto a los libros contables obligatorios en España como a las facturas, contratos y demás documentos justificativos de la actividad económica.
En determinados casos, el plazo puede ampliarse, por ejemplo:
- Si hay pérdidas fiscales pendientes de compensar, la documentación debe conservarse hasta que prescriba el derecho de la Administración a comprobarlas.
- En procesos judiciales o inspecciones, es recomendable conservar los libros más allá del plazo mínimo legal.
Sanciones por no llevar los libros contables
Son varias las obligaciones contables de una empresa en España, y no llevar los libros contables obligatorios o hacerlo de forma incorrecta puede acarrear sanciones económicas importantes, tanto para autónomos como para empresas. La normativa tributaria y mercantil establece la obligación de conservar una contabilidad fiel, sistemática y completa, y el incumplimiento puede derivar en inspecciones, recargos y sanciones.
Algunas de las consecuencias más comunes son:
- Multas de hasta 6.000 euros por cada ejercicio fiscal si la Agencia Tributaria detecta que los libros contables obligatorios no se han llevado o presentan irregularidades graves.
- Sanciones del 1% de la cifra de negocios si no se legalizan los libros contables ante el Registro Mercantil, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 6.000.
- Recargos e intereses de demora si, además, se derivan errores en la liquidación de impuestos como el IRPF o el Impuesto sobre Sociedades.
- En casos extremos, la contabilidad incompleta o falsa puede considerarse delito contable o fraude fiscal, con consecuencias penales si se supera determinado umbral económico.
Además, puedes echar un vistazo a nuestro post sobre multa de Hacienda por no declarar ingresos.
FAQs: Libros contables obligatorios
¿Qué libros contables son obligatorios en España?
Depende del tipo de contribuyente. En general, toda actividad económica debe llevar al menos un control ordenado de ingresos y gastos. Las sociedades deben legalizar el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales, mientras que los autónomos pueden estar obligados a llevar libros de ingresos, gastos, bienes de inversión o provisiones, según su régimen fiscal.
¿Qué libros contables debe llevar un autónomo?
Un autónomo en estimación directa simplificada o normal suele estar obligado a llevar el Libro de ingresos, Libro de gastos, Libro de bienes de inversión (si aplica) y el Libro de provisiones de fondos y suplidos. Los autónomos en módulos no están obligados a llevar contabilidad, pero deben conservar las facturas y documentación justificativa.
¿Qué libros contables son obligatorios para una empresa?
Toda sociedad mercantil debe llevar como mínimo el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales, ambos legalizados ante el Registro Mercantil. Además, deben conservar los libros societarios como el Libro de Actas o el Libro de Registro de Socios.
¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los libros contables?
Durante un mínimo de seis años, contados desde la fecha del último asiento. No obstante, en algunos casos (como compensación de bases imponibles negativas o procedimientos judiciales), puede ser recomendable conservarlos por más tiempo.
¿Qué pasa si no llevo los libros contables obligatorios?
No cumplir con esta obligación puede conllevar sanciones económicas, recargos, inspecciones e incluso consecuencias penales en casos graves. Las multas pueden superar los 6.000 € por ejercicio. También puede perjudicar la imagen y fiabilidad del negocio ante terceros.
En Perlado Asesores estamos aquí para acompañarte en cada paso y hacer que todo sea más fácil. Si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y juntos buscaremos la mejor solución.