Cuando se firma o publica un nuevo convenio colectivo, muchas veces se aplica con efectos retroactivos. Esto significa que las empresas deben abonar a sus trabajadores la diferencia entre el salario que han estado cobrando y el que marca el nuevo convenio durante ese periodo anterior. Es lo que se conoce como atrasos del convenio.
Ahora bien, ¿es siempre obligatorio pagarlos? ¿Cómo se calculan? ¿Y qué ocurre si el trabajador ya no forma parte de la empresa?
Desde nuestra asesoría laboral en Jerez, resolvemos estas y otras dudas frecuentes, con un enfoque práctico para evitar errores en la gestión y posibles reclamaciones.
¿Qué son los atrasos del convenio colectivo?
Los atrasos del convenio son cantidades que una empresa debe abonar a sus trabajadores cuando entra en vigor un nuevo convenio colectivo con carácter retroactivo. En otras palabras, si el nuevo salario establecido por el convenio es superior al que se venía aplicando, la diferencia debe pagarse con efectos desde la fecha indicada en el texto del convenio, aunque este se haya publicado o firmado más tarde.
Esto suele ocurrir cuando las negociaciones entre sindicatos y empresa se alargan en el tiempo, y el acuerdo final fija condiciones salariales aplicables desde una fecha anterior. En ese caso, la empresa tiene la obligación de regularizar esas diferencias.
Es importante tener en cuenta que estos atrasos pueden afectar tanto al salario base como a otros conceptos incluidos en el convenio: pluses, pagas extra, nocturnidad, entre otros.
¿Cuándo es obligatorio pagar los atrasos del convenio?
El pago de atrasos no es algo opcional. Cuando un convenio colectivo se publica con efectos retroactivos, la empresa está legalmente obligada a abonar la diferencia salarial correspondiente a ese periodo anterior, aunque ya se hayan pagado las nóminas de esos meses.
Esta obligación se basa en lo establecido en el propio convenio y en el Artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores, que regula la estructura y cuantía del salario. Si el nuevo texto mejora las condiciones salariales, esa mejora debe aplicarse también a los meses previos indicados como fecha de efecto.
Esto significa que, si un convenio entra en vigor en mayo pero fija sus efectos desde enero, la empresa deberá pagar los atrasos correspondientes a enero, febrero, marzo y abril, aunque en su momento se abonaran con los importes anteriores.
En resumen: sí, es obligatorio pagarlos. Y no hacerlo a tiempo puede derivar en reclamaciones por parte de los trabajadores o incluso en sanciones si se detecta en una inspección.
¿Cómo afecta el pago de atrasos en nómina?
Cuando llega el momento de regularizar los atrasos, lo habitual es incluirlos en una nómina adicional o en una nómina complementaria dentro del mes en el que se abonan. Es importante que estos pagos queden bien reflejados, tanto para el trabajador como para evitar errores en cotizaciones y retenciones.
¿Cuándo se pagan los atrasos?
No hay un plazo único, ya que depende de lo que indique el convenio colectivo. En general, una vez publicado el nuevo texto en el BOE o en el boletín correspondiente, la empresa tiene que calcular y abonar los atrasos en un plazo razonable. En algunos casos, el propio convenio fija fechas concretas para el pago.
Si no se indica nada, lo recomendable es abonarlos en la nómina inmediatamente posterior a la publicación del convenio.
¿Cómo se cotizan los atrasos del convenio a la Seguridad Social?
Los atrasos del convenio también deben cotizarse a la Seguridad Social, y para ello se utiliza lo que se conoce como liquidación complementaria.
La empresa debe comunicar esos atrasos a través del sistema RED, indicando el periodo al que corresponden. Así se garantiza que se cotiza correctamente por el tiempo trabajado, aunque el pago se realice más tarde.
¿Cómo tributan los atrasos en el IRPF?
Los atrasos tributan como cualquier otro ingreso salarial, pero se consideran rendimientos del trabajo con periodo de generación superior al año. Esto puede tener un impacto en la declaración de la renta del trabajador, ya que Hacienda aplica unas reglas específicas para evitar que este ingreso puntual dispare su base imponible.
A efectos prácticos, la empresa deberá retener IRPF sobre el importe, pero puede variar dependiendo del importe total y del resto de retribuciones del empleado.
¿Cómo se reflejan en la nómina?
En la nómina donde se abonen, los atrasos deben aparecer de forma diferenciada. Lo ideal es desglosar los conceptos: salario base, pluses afectados, pagas extra, etc., indicando que corresponden a meses anteriores.
Esto facilita tanto la comprensión por parte del trabajador como el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales por parte de la empresa.
¿Por qué se generan los atrasos del convenio?
Los atrasos del convenio no se deben a un error de la empresa, sino a cómo funcionan las negociaciones colectivas. La mayoría de convenios se renuevan cada cierto tiempo, normalmente cada uno o dos años, pero no siempre se alcanzan acuerdos a tiempo.
Es habitual que la negociación entre sindicatos y organizaciones empresariales se alargue, y mientras tanto, los trabajadores siguen cobrando conforme al convenio anterior. Cuando finalmente se firma el nuevo acuerdo, este puede fijar una fecha de aplicación anterior a su publicación, lo que obliga a abonar las diferencias acumuladas.
Por tanto, los atrasos se generan, sobre todo:
- Por retrasos en la firma o publicación del convenio.
- Porque el nuevo texto incluye mejoras salariales con carácter retroactivo.
- En algunos casos, porque se ha aplicado mal el convenio durante un tiempo y hay que corregirlo.
Sea cual sea la causa, lo importante es que una vez fijadas las nuevas condiciones, la empresa debe actuar para regularizar la situación.
¿Cómo se gestionan los atrasos en situaciones especiales?
El pago de atrasos del convenio puede variar en función de la situación laboral del trabajador. A continuación, repasamos los casos más comunes que suelen generar dudas en las empresas.
Trabajadores con salario superior al nuevo convenio
Uno de los casos más frecuentes es el de empleados que ya venían percibiendo un salario por encima de lo que establece el nuevo convenio. ¿Debe la empresa pagar atrasos igualmente?
En principio, no hay obligación de abonar atrasos si el salario real ya era superior al nuevo mínimo establecido. El convenio fija retribuciones mínimas, por lo que si ya se estaban pagando cantidades por encima de ese umbral, no hay diferencias que regularizar.
Eso sí, conviene revisar si el salario superior se estaba abonando como un concepto absorbible (como un complemento personal), ya que en ese caso sí podría verse afectado por la subida.
Pago de atrasos en caso de baja médica o incapacidad temporal
Los trabajadores que estén o hayan estado de baja durante el periodo al que corresponden los atrasos también tienen derecho a recibirlos. En este caso, la empresa deberá calcular los importes pendientes según lo que marque el nuevo convenio y regularizar tanto la parte del salario como, si procede, los complementos por IT.
Además, si los atrasos afectan a la base de cotización de esos meses, habrá que realizar también la regularización con la Seguridad Social mediante liquidaciones complementarias.
Trabajadores que ya no están en la empresa
¿Qué ocurre si el trabajador ha dejado la empresa antes de que se publique el nuevo convenio? También tiene derecho a cobrar los atrasos correspondientes al tiempo que estuvo en plantilla durante el periodo afectado.
En estos casos, es la empresa quien debe calcular los importes pendientes y abonarlos al trabajador, aunque ya no forme parte de la empresa. Si no se hace de forma voluntaria, el empleado puede reclamar el pago judicialmente, siempre dentro del plazo legal de un año desde la publicación del convenio.
¿Hay excepciones?
Solo en casos muy concretos. Por ejemplo, si la relación laboral terminó antes del periodo con efecto retroactivo fijado por el convenio, o si se demuestra que el trabajador ya percibía una remuneración superior, como en los casos mencionados antes.
👉 Ejemplo práctico que no corresponde pago:
Una empresa firma un nuevo convenio en octubre de 2024 con efectos retroactivos desde enero del mismo año. Un trabajador causó baja voluntaria en diciembre de 2023. En este caso, la empresa no tiene obligación de pagar atrasos, ya que el empleado no estaba contratado durante el periodo que el nuevo convenio modifica.
👉 Ejemplo práctico en el que sí corresponde el pago:
Siguiendo con el mismo caso, imaginemos que otro trabajador estuvo en plantilla hasta abril de 2024 y el convenio se publica en octubre con efectos desde enero. Aunque ya no trabaje en la empresa, sí tiene derecho a cobrar los atrasos correspondientes a los meses de enero a abril, porque durante ese tiempo prestó sus servicios bajo unas condiciones salariales que ahora han sido actualizadas con efecto retroactivo.
En estos casos, la empresa debe calcular y abonar esos importes al extrabajador, incluso si ya no está en contacto habitual con la empresa.
¿Cómo pagar correctamente los atrasos del convenio?
Una vez publicado el nuevo convenio y calculadas las diferencias salariales, es fundamental que el pago de los atrasos se realice de forma correcta. No solo para evitar reclamaciones, sino también para cumplir con las obligaciones legales en materia laboral, fiscal y de cotización.
Obligaciones del departamento laboral y contable
El primer paso es revisar bien el texto del convenio: fechas de efectos, conceptos salariales afectados y si hay instrucciones específicas sobre cómo y cuándo abonar los atrasos. A partir de ahí, se deben recalcular las nóminas de los meses indicados, teniendo en cuenta salario base, complementos, pagas extras, etc.
Desde el punto de vista contable, estos importes deben integrarse adecuadamente en la contabilidad de la empresa y reflejarse en las nóminas de forma clara y detallada.
¿Se puede fraccionar el pago de atrasos?
En algunos convenios se permite que el pago de atrasos se divida en varios plazos. Si no se indica nada, lo habitual es que se pague todo en una sola vez. No obstante, si la cuantía es elevada y supone un esfuerzo importante para la empresa, se puede negociar con la representación legal de los trabajadores un acuerdo para fraccionarlo, siempre que quede por escrito y se respeten los derechos de los empleados.
¿Qué errores deben evitarse?
- No comunicar los atrasos a la Seguridad Social: Es necesario presentar las liquidaciones complementarias por los periodos afectados.
- No desglosar los conceptos en la nómina: Los atrasos deben aparecer identificados claramente.
- Retrasar el pago sin causa justificada: Puede dar lugar a reclamaciones o sanciones.
- No abonar atrasos a extrabajadores: Como hemos visto, también tienen derecho si trabajaron durante el periodo afectado.
Preguntas frecuentes sobre el pago de atrasos del convenio (para empresas)
¿Qué pasa si mi empresa no paga los atrasos del convenio?
No pagar los atrasos cuando corresponde puede derivar en reclamaciones por parte de los trabajadores, inspecciones de trabajo e incluso sanciones. Además, si el trabajador reclama judicialmente, la empresa podría tener que abonar los atrasos con intereses de demora.
¿Cómo sé si mi empresa está obligada a pagar atrasos?
Debes revisar si el nuevo convenio colectivo establece una aplicación retroactiva y si afecta al salario que tu empresa venía abonando. Si hay diferencias, es obligatorio regularizarlas. Desde el área laboral de tu asesoría o departamento de RR. HH. se puede hacer ese análisis de forma detallada.
¿Qué plazo tengo para pagar los atrasos una vez se publica el convenio?
Salvo que el convenio fije una fecha concreta, lo habitual es abonar los atrasos en la siguiente nómina o en un plazo razonable desde la publicación. No conviene dejarlo pasar, ya que se trata de una obligación legal.
¿Debo pagar atrasos a un trabajador que ya no está en plantilla?
Sí, siempre que haya trabajado en la empresa durante el periodo al que se refiere el nuevo convenio con efectos retroactivos. En ese caso, se deben calcular y abonar las diferencias correspondientes.
¿Los atrasos pueden fraccionarse si suponen un coste elevado?
Solo si el convenio lo permite o si se alcanza un acuerdo con la representación legal de los trabajadores. En todo caso, es importante que quede constancia por escrito y se respeten los derechos salariales de los empleados.
¿Cómo puedo asegurarme de que se han gestionado bien los atrasos?
La mejor forma es contar con una asesoría laboral de confianza que revise el convenio, calcule correctamente los importes y se encargue tanto de la nómina como de las obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda.
Si tienes una empresa y quieres asegurarte de que cada contrato se ajusta a la normativa y a la realidad de tu equipo, contar con asesoramiento especializado será la clave. Además, podrás evitar una multa de hacienda por no declarar ingresos. En Perlado Asesores trabajamos de forma cercana, también online, y te ayudamos a gestionar contrataciones con seguridad jurídica y sin complicaciones. Contáctanos aquí y cuéntanos qué necesitas.