Cumplir con el registro horario es una obligación que todas las empresas deben asumir, y en 2026 esta norma dará un paso más: la digitalización será el requisito estándar para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector. El objetivo es reforzar el control de la jornada laboral, evitar excesos de horas trabajadas y garantizar una mayor transparencia tanto para empleados como para la Inspección de Trabajo.
En Perlado Asesores, como asesoría laboral en Jerez y online, sabemos que muchas pymes aún tienen dudas sobre cómo deben adaptarse y qué exige exactamente la ley. Por eso, en esta guía analizamos de forma práctica qué implica el registro horario digital, cómo debe gestionarse correctamente según el Estatuto de los Trabajadores y cuáles serán las claves del nuevo marco regulatorio en 2026.
¿Qué es el registro horario digital?
El registro horario digital es el sistema mediante el cual la empresa controla y documenta la hora de entrada, salida y tiempo de trabajo efectivo de cada persona trabajadora utilizando herramientas tecnológicas. Su objetivo es ofrecer un control preciso, trazable y accesible, sustituyendo progresivamente a los métodos tradicionales como el papel o los fichajes manuales.
Este sistema no solo facilita el cumplimiento del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, sino que además mejora la gestión interna: automatiza procesos, reduce errores y permite disponer de información fiable en caso de inspección o discrepancias sobre la jornada.
¿En qué consiste el control horario completo?
El control horario completo implica registrar no solo la hora de inicio y fin de la jornada, sino también todas las variaciones que puedan afectar al tiempo de trabajo efectivo. Esto incluye incidencias, interrupciones, cambios de turno o cualquier ajuste que modifique la duración real de la jornada pactada.
La finalidad es que el registro refleje de forma fiel la actividad laboral diaria, garantizando que la empresa cumple con los límites legales de jornada y que el trabajador conoce exactamente cómo se computa su tiempo de trabajo. En un entorno digital, este control se vuelve más preciso y transparente, evitando interpretaciones erróneas o manipulaciones.
¿Hay que fichar también las pausas y descansos?
Sí, siempre que las pausas no sean tiempo de trabajo efectivo. La normativa exige que el registro horario recoja todas las interrupciones de la jornada que no formen parte del tiempo retribuido, ya sea la pausa para el desayuno, el almuerzo o descansos intermedios.
Registrar estas pausas permite reflejar con precisión la duración real de la jornada, algo especialmente relevante en sectores donde las interrupciones pueden ser frecuentes o variables. Además, ayuda a evitar problemas en caso de inspección o discrepancias con la plantilla sobre las horas trabajadas.
Si la empresa tiene pausas retribuidas, estas deberán quedar igualmente identificadas en el sistema, diferenciando qué parte del tiempo se considera efectivamente trabajado y cuál no.
La obligación del registro horario de los trabajadores
El registro horario es una obligación para todas las empresas y trabajadores, con independencia del sector o del tipo de contrato. Así lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que obliga a registrar diariamente la jornada y conservar esa información durante cuatro años.
Esta obligación no es opcional ni depende del tamaño de la empresa: tanto una pyme como una gran corporación deben garantizar un sistema fiable de control horario, especialmente ahora que la digitalización será el estándar exigido en 2026. El objetivo es doble: proteger los derechos del trabajador y asegurar que la empresa cumple con los límites legales de jornada, descansos y horas extraordinarias.
Contar con un sistema adecuado también reduce riesgos para la empresa, ya que la falta de registro horario o un control incorrecto puede derivar en sanciones importantes por parte de la Inspección de Trabajo.
¿Qué trabajadores están obligados a fichar en 2026?
En 2026, todos los trabajadores por cuenta ajena deberán registrar su jornada diaria, independientemente del tipo de contrato, del horario que tengan o de si trabajan de forma presencial, híbrida o en remoto. La obligación afecta a:
- Trabajadores a tiempo completo.
- Trabajadores a tiempo parcial.
- Trabajadores con turnos rotativos o jornadas irregulares.
- Teletrabajadores y personal en movilidad.
- Personal administrativo, operarios, comerciales y cualquier empleado en régimen laboral común.
La norma no distingue entre categorías profesionales ni puestos de responsabilidad; lo relevante es la existencia de una relación laboral regulada por el Estatuto de los Trabajadores. Esto implica que, incluso en puestos con cierta autonomía organizativa, la empresa debe disponer de un sistema que permita acreditar el tiempo efectivamente trabajado.
Contar con un registro actualizado y fiable evita interpretaciones erróneas en materia de horas extraordinarias, descansos o distribución de la jornada, y es clave en caso de requerimiento por parte de la Inspección de Trabajo.
Excepciones al registro horario: ¿quiénes no tienen que fichar?
Aunque la regla general es que todos los trabajadores deben registrar su jornada, la ley contempla algunos supuestos muy concretos en los que la obligación no se aplica. Son casos excepcionales y deben estar siempre bien documentados para evitar problemas ante una inspección.
Trabajadores con régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo
Se trata de empleados cuya prestación laboral se basa en criterios de autonomía, sin una jornada predeterminada y con libertad para organizar su tiempo. Este régimen debe estar pactado expresamente, normalmente en contratos de alta dirección o en acuerdos específicos, y no puede aplicarse de forma generalizada a puestos que sí están sujetos a un horario.
Para estos perfiles, el registro horario no es exigible porque la esencia de la relación laboral no se basa en un control de jornada, sino en la consecución de objetivos o resultados.
Relaciones laborales de carácter especial (art. 2 del Estatuto de los Trabajadores)
Algunas relaciones laborales especiales no están sujetas a las mismas obligaciones de registro horario. Entre ellas se encuentran:
- Personal de alta dirección.
- Trabajadores del servicio del hogar familiar.
- Penados en instituciones penitenciarias.
- Deportistas profesionales.
- Artistas en espectáculos públicos.
Cada una de estas categorías tiene su propio marco regulador, que puede incluir obligaciones distintas en materia de jornada y control del tiempo de trabajo.
Historia del registro horario en España
El registro horario no es una medida reciente, aunque su aplicación ha evolucionado notablemente en los últimos años. Hasta 2019, la obligación de controlar la jornada se limitaba principalmente a los contratos a tiempo parcial. Sin embargo, la reforma del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducida por el Real Decreto-ley 8/2019, estableció que todas las empresas debían llevar un registro diario de la jornada de sus empleados, independientemente del tipo de contrato.
Este cambio respondió a dos necesidades claras: mejorar la transparencia en el tiempo de trabajo y combatir el uso indebido de las horas extraordinarias no declaradas. A partir de ese momento, el registro horario se convirtió en un elemento clave de la gestión laboral de cualquier negocio.
Durante los años siguientes, muchas empresas adoptaron sistemas manuales o mixtos, pero la práctica demostró que estos métodos eran menos fiables y más difíciles de auditar. Por ello, el marco regulador ha ido avanzando hacia un modelo más robusto y homogéneo: el registro horario digital, que será el estándar exigido en 2026.
La nueva ley de control horario digital en 2026
A partir de 2026, todas las empresas, independiente del tipo de empresa en España, deberán utilizar un sistema de registro horario digital que permita documentar de forma fiable las horas de inicio, fin y pausas de la jornada. La norma busca estandarizar el control de la jornada y garantizar que la información esté correctamente almacenada y disponible en caso de inspección.
El cambio principal no es el registro en sí —ya obligatorio desde 2019—, sino la exigencia de herramientas digitales que aseguren precisión, seguridad y trazabilidad, evitando los problemas habituales de los sistemas manuales. Esto implica que las compañías deberán revisar sus procesos y adaptar su sistema de fichaje a los requisitos que establece la ley.
Requisitos que deben cumplir las empresas en 2026
Para cumplir con la normativa, el sistema de registro horario digital debe reunir una serie de condiciones mínimas que garanticen la validez del control horario. En 2026, las empresas deberán asegurarse de que su sistema:
1. Registra la jornada de forma digital
El fichaje debe realizarse a través de una herramienta informática: app, software de RRHH, sistema biométrico o plataforma online. No serán válidos los registros en papel ni los métodos manuales.
2. Recoge datos completos y verificables
El sistema debe identificar a:
- La persona trabajadora.
- La empresa.
- La hora exacta de inicio y fin de la jornada.
- Las pausas no computables como tiempo de trabajo.
La información debe quedar registrada sin posibilidad de alteración.
3. Cuenta con un sistema de archivado seguro
Los registros deben guardarse de manera íntegra y sin modificaciones. La empresa es responsable de garantizar su conservación y trazabilidad.
4. Conserva los datos durante 4 años
El Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de mantener los registros durante cuatro años, incluso si el trabajador deja de prestar servicios.
5. Permite acceso inmediato a Inspección de Trabajo
El sistema debe permitir que la información pueda consultarse en el acto. No basta con disponer de datos dispersos, incompletos o que requieran extracción manual.
Métodos válidos de registro horario digital en 2026
La normativa no impone un único sistema, pero sí exige que el método elegido sea fiable, accesible y no manipulable. Estos son los sistemas que cumplen los requisitos legales en 2026:
1. Aplicaciones móviles corporativas
Permiten que el trabajador fiche desde el móvil, registrando la hora exacta y, si es necesario, la ubicación. Son especialmente útiles para teletrabajadores, comerciales y personal en movilidad.
2. Software de RRHH o plataformas online
Son sistemas centralizados que gestionan el fichaje desde ordenadores o tablets. Suelen integrarse con otros procesos de la empresa, como nóminas, turnos o ausencias.
3. Sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial o tarjetas inteligentes)
Aportan un nivel extra de seguridad y reducen la posibilidad de suplantación. Son habituales en centros de trabajo con acceso físico controlado.
4. Geolocalización para trabajo en movilidad (respetando la normativa de protección de datos)
No se usa de manera automática, sino únicamente cuando el puesto de trabajo lo exige de forma justificada. Permite verificar fichajes en desplazamientos, siempre cumpliendo el RGPD.
Cada empresa puede elegir el sistema más adecuado según su tamaño y organización, siempre que garantice la integridad de los datos y esté preparado para una posible inspección.
¿Cuándo entra en vigor la obligación?
La obligación de utilizar un sistema 100 % digital de registro horario será efectiva a lo largo de 2026, según el calendario que establecerá el Gobierno en el desarrollo reglamentario. Aunque todavía no se ha fijado una fecha exacta, sí se ha adelantado que las empresas dispondrán de un periodo de adaptación para implantar o actualizar sus sistemas.
Para las pymes, este margen será especialmente relevante, ya que muchas aún utilizan métodos manuales o sistemas poco estandarizados. Lo recomendable es no esperar al último momento: adelantarse permite evitar prisas, reducir errores y garantizar que el sistema elegido cumple con los requisitos legales.
En cuanto entre en vigor, la Inspección de Trabajo podrá solicitar los registros en cualquier momento, por lo que la empresa deberá tenerlos actualizados, accesibles y correctamente archivados.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital
¿Las pymes están obligadas a implantar un sistema digital?
Sí. La normativa no distingue por tamaño: toda empresa, independientemente de si tiene uno, cinco o cincuenta trabajadores, deberá utilizar un sistema digital que registre la jornada de forma fiable. Las pymes no quedan exentas.
¿Qué ocurre con el teletrabajo?
El teletrabajo debe registrarse igual que la jornada presencial. Un sistema digital facilita el control del tiempo trabajado desde casa y evita discrepancias sobre pausas, horas extraordinarias o disponibilidad. El trabajador no puede quedar fuera del registro por el hecho de teletrabajar.
¿Puede una empresa seguir utilizando hojas en papel?
No. En 2026 los registros en papel dejarán de ser válidos como sistema principal. La normativa exigirá un método digital que garantice trazabilidad, integridad y accesibilidad inmediata.
¿La empresa puede imponer un sistema de fichaje sin acuerdo previo?
Sí, siempre que respete la normativa laboral y de protección de datos. La empresa puede elegir el sistema, aunque debe informar a la plantilla y, si existe representación legal, comunicar la herramienta que se implantará.
¿Qué sistema recomendamos desde Perlado Asesores?
Cada empresa debe elegir el método que mejor se adapte a su organización, pero en general funcionan bien:
- Aplicaciones móviles para equipos en movilidad o teletrabajo.
- Software integrado para empresas con turnos o equipos amplios.
- Sistemas biométricos para centros de trabajo con accesos controlados.
Lo importante es que el sistema sea seguro, verificable y cumpla con todos los requisitos legales.
La digitalización del registro horario no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la organización interna y evitar riesgos innecesarios. En Perlado Asesores podemos ayudarte a implantar un sistema adecuado y a garantizar que tu empresa cumple con la normativa sin complicaciones. Cuando llega el momento de adaptarse, hacerlo bien marca la diferencia. ¿Crees que necesitas ayuda en la parte laboral para tu empresa? Puedes ponerte en contacto con nosotros y juntos buscaremos la mejor solución.