La inspección tributaria es un procedimiento habitual en el entorno empresarial, pero no siempre se sabe cómo afrontarla correctamente. Cuando tu empresa recibe una notificación de inspección, es crucial tener claro qué pasos dar para evitar complicaciones y sanciones innecesarias. Desde Perlado Asesores, te guiamos en todo el proceso gracias a nuestra amplia experiencia en asesoría fiscal. En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber para gestionarla con éxito.
¿Qué es una inspección tributaria?
Una inspección tributaria es un procedimiento mediante el cual la Administración Tributaria verifica que una empresa o persona esté cumpliendo correctamente con sus obligaciones fiscales. Durante este proceso, se revisan documentos, registros contables y fiscales, y en algunos casos, se pueden realizar entrevistas o solicitudes de información adicional. El objetivo de esta inspección es garantizar que los impuestos se estén declarando y pagando conforme a la legislación vigente, detectando posibles irregularidades o discrepancias.
El alcance de la inspección tributaria varía según los indicios detectados o el ámbito que se desea revisar. En algunos casos, la inspección puede centrarse en un área específica, como el Impuesto sobre Sociedades o el IVA, mientras que en otros puede ser más amplia, abarcando diversos impuestos y la situación fiscal de la empresa en su conjunto.
Diferencias entre inspección, comprobación y verificación
Es común confundir los términos inspección tributaria, comprobación y verificación, ya que todos hacen referencia a procesos de control por parte de la Agencia Tributaria. Sin embargo, cada uno tiene un alcance y una finalidad diferente.
Comprobación
Se trata de un proceso más sencillo y rápido, cuyo objetivo es verificar que los datos y la información proporcionada en una declaración fiscal sean correctos. Generalmente, la comprobación se limita a la revisión de ciertos elementos de las autoliquidaciones sin que implique una revisión exhaustiva de toda la actividad fiscal de la empresa.
Verificación
Es un proceso más detallado que la comprobación, pero menos complejo que una inspección. La verificación se enfoca en confirmar la exactitud de ciertos aspectos de las declaraciones fiscales. Si durante la verificación se detectan irregularidades, puede dar lugar a una inspección tributaria más profunda.
Inspección tributaria
Es el proceso más extenso y detallado. Como hemos mencionado antes, durante la inspección, la Agencia Tributaria tiene la autoridad para revisar de manera exhaustiva los registros contables, financieros y fiscales de la empresa, buscando cualquier tipo de fraude o error en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Entender estas diferencias es clave para saber en qué momento te encuentras y cómo debes actuar, ya que cada procedimiento tiene implicaciones y plazos distintos.
¿Quién lleva a cabo la inspección tributaria?
La inspección tributaria es realizada por los inspectores de la Agencia Tributaria, quienes son los encargados de verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las empresas y contribuyentes. Estos profesionales cuentan con formación especializada en fiscalidad y tienen la autoridad para revisar los documentos, registros contables y cualquier otra información relevante que permita determinar si una empresa está cumpliendo correctamente con sus responsabilidades fiscales.
Dentro de la Agencia Tributaria, la inspección tributaria es gestionada específicamente por el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria. Este departamento es el encargado de realizar las comprobaciones más exhaustivas y de llevar a cabo las investigaciones que, en algunos casos, pueden culminar en la elaboración de actas y propuestas de liquidación, en las que se detalla el resultado de la inspección.
La intervención de estos profesionales suele generar cierto nivel de inquietud, pero es fundamental entender que su objetivo principal es garantizar que se cumpla la legislación tributaria de manera justa para todos.
¿Cuándo puede iniciarse una inspección tributaria?
Una inspección tributaria puede iniciarse en cualquier momento, siempre que existan motivos o indicios suficientes que justifiquen la necesidad de una revisión más profunda del cumplimiento de las obligaciones fiscales de una empresa. La Agencia Tributaria no realiza inspecciones de manera aleatoria, sino que se basa en una serie de factores que pueden alertar sobre posibles irregularidades. Estos factores pueden estar relacionados con la declaración de impuestos, la documentación presentada, o incluso con patrones de comportamiento fiscal inusuales.
Es importante tener en cuenta que la inspección no siempre implica que haya un incumplimiento deliberado. En muchos casos, se trata simplemente de una verificación de los datos declarados o una comprobación de que se están cumpliendo correctamente las normativas fiscales.
Causas comunes que pueden motivar una inspección
Existen varias razones que pueden llevar a la Administración Tributaria a iniciar una inspección tributaria. Algunas de las causas más comunes incluyen:
Inconsistencias en las declaraciones fiscales
Si durante el proceso de verificación o revisión de las autoliquidaciones fiscales, como el Modelo 720 o el Modelo 303, se detectan discrepancias entre los datos proporcionados y los registros fiscales o contables, esto puede activar una inspección más detallada. Este tipo de errores o inconsistencias puede estar relacionado con el IVA o con cálculos incorrectos en el impuesto sobre sociedades, especialmente cuando no se tiene claro cómo calcular el impuesto de sociedades correctamente.
Modificaciones en las normativas fiscales
Los cambios en las novedades fiscales para 2025 pueden generar confusión o dudas entre los contribuyentes. Si no se adaptan correctamente a las nuevas normativas, las empresas pueden ser objeto de revisión por parte de la Administración Tributaria.
Declaración incorrecta de los beneficios fiscales
Algunas empresas pueden intentar aprovecharse de deducciones o beneficios fiscales a los que no tienen derecho, como los relacionados con la fiscalidad del alquiler turístico o la tributación de una sociedad limitada. Estas prácticas pueden ser detectadas a través de un análisis minucioso de las declaraciones fiscales.
Informes de auditoría o investigaciones previas
Si una empresa ha sido objeto de una auditoría de empresa, y durante este proceso se han detectado irregularidades o comportamientos fuera de lo común, es probable que se inicie una inspección tributaria más profunda. En este contexto, comprender bien qué es una auditoría de empresa resulta clave, ya que muchas inspecciones derivan directamente de los hallazgos obtenidos durante este tipo de revisiones financieras.
La detección temprana de estas situaciones es clave para tomar las decisiones correctas y evitar problemas mayores.
¿Cuáles son las fases del procedimiento de inspección tributaria?
El procedimiento de inspección tributaria sigue una serie de fases que deben cumplirse para garantizar que tanto la Administración Tributaria como el contribuyente tienen claridad sobre el proceso. A continuación, te explicamos cada una de estas fases para que puedas entender mejor cómo se desarrolla la inspección y qué esperar en cada etapa.
1. Notificación de inicio
La inspección tributaria comienza con la notificación formal del inicio del procedimiento. Esta notificación debe ser realizada de manera escrita y debe especificar el motivo de la inspección, así como la documentación que será revisada. Es fundamental que, desde este momento, la empresa se asegure de contar con toda la documentación en orden para evitar retrasos o complicaciones posteriores.
Una vez recibida la notificación, el contribuyente debe prepararse para colaborar activamente en el proceso. Esta colaboración será clave durante la siguiente fase, en la que se analizará en detalle la situación fiscal de la empresa.
2. Desarrollo del procedimiento
Una vez iniciada la inspección, el procedimiento se desarrolla a través de diversas actuaciones, que incluyen la revisión de libros contables, facturas, y otros documentos relacionados con los impuestos a inspeccionar. En esta fase, los inspectores pueden requerir información adicional o realizar entrevistas con los responsables de la empresa.
Durante este período, es importante mantener una comunicación fluida con los inspectores y atender con diligencia cualquier requerimiento. El resultado de esta revisión determinará las conclusiones que se reflejarán en las actas posteriores.
3. Actas y propuestas de liquidación
Cuando se finaliza la revisión de los documentos y se determinan las posibles irregularidades o ajustes fiscales, los inspectores emitirán un acta de inspección. En el acta, se detallarán las propuestas de liquidación de los impuestos correspondientes. Si se detecta algún error o fraude, también se incluirán las sanciones que correspondan.
Esta fase es clave, ya que marca el momento en que el contribuyente debe tomar decisiones sobre cómo proceder con las liquidaciones o las apelaciones. Una vez emitida el acta, entran en juego los plazos establecidos por la normativa tributaria, los cuales determinan la validez y continuidad del procedimiento.
Plazos y caducidad del procedimiento de inspección tributaria
El procedimiento de inspección tributaria está sujeto a plazos específicos establecidos por la Ley General Tributaria (LGT). Estos plazos son fundamentales para garantizar la seguridad jurídica de los contribuyentes y la eficiencia en la gestión tributaria.
Plazo general de duración
- Plazo estándar: El plazo general para la finalización de las actuaciones inspectoras es de 18 meses desde la notificación del acuerdo de inicio al obligado tributario.
- Ampliación del plazo: Este plazo puede extenderse hasta 27 meses en casos de especial complejidad, como cuando el obligado tributario tiene una cifra anual de negocios igual o superior a 5.700.000 euros, o cuando está integrado en un grupo sometido al régimen de consolidación fiscal.
Estos plazos buscan equilibrar la actuación de la Administración con el derecho del contribuyente a una resolución dentro de un tiempo razonable.
Interrupción del procedimiento
En ocasiones, pueden producirse interrupciones durante el desarrollo de la inspección. Si la interrupción es injustificada y supera los 6 meses, el procedimiento no se considerará caducado, pero sí se entenderá interrumpida la prescripción del derecho a liquidar la deuda tributaria.
Este matiz es importante, ya que influye directamente en la validez de las actuaciones posteriores, incluso si el procedimiento no ha finalizado formalmente.
Efectos del incumplimiento de los plazos
En caso de que la Administración Tributaria no notifique la liquidación dentro del plazo establecido, se producirán los siguientes efectos:
- No caducidad del procedimiento: El procedimiento continuará hasta su finalización.
- No interrupción de la prescripción: No se considerará interrumpido el plazo de prescripción por las actuaciones inspectoras realizadas hasta ese momento.
- Ingresos espontáneos: Los ingresos efectuados por el obligado tributario durante este período se considerarán como ingresos espontáneos, aplicándose el régimen de recargos por declaración extemporánea sin que procedan sanciones.
Estos efectos refuerzan la importancia de que tanto la Administración como el contribuyente respeten los plazos establecidos para garantizar un procedimiento justo y eficaz.
¿Cuál es el marco legal aplicable de la inspección tributaria?
El procedimiento de inspección tributaria está regulado por un conjunto de normativas que garantizan su desarrollo conforme a los principios de legalidad, transparencia y equidad. Estas normas definen tanto los derechos del contribuyente como las facultades de la Administración Tributaria, asegurando claridad en las responsabilidades de ambas partes durante el proceso.
Reglamento de gestión e inspección tributaria
El Reglamento de gestión e inspección tributaria establece los procedimientos que deben seguirse durante las actuaciones inspectoras, incluyendo la forma de realizar notificaciones, los plazos de respuesta y las posibles sanciones en caso de incumplimiento. También regula las comprobaciones y verificaciones que pueden llevarse a cabo, proporcionando un marco claro para todos los involucrados.
Contar con un conocimiento adecuado de este marco legal es clave para afrontar una inspección con éxito. Las empresas que no se ajustan a la normativa pueden enfrentarse a sanciones, especialmente si se detectan irregularidades en la presentación de la factura electrónica obligatoria en España, cada vez más exigida en sectores específicos.
Derechos y obligaciones del contribuyente durante la inspección
Durante el procedimiento de inspección tributaria, el contribuyente tiene una serie de derechos y obligaciones que deben ser respetados por ambas partes.
Derechos del contribuyente
- Derecho a ser informado: El contribuyente tiene derecho a ser informado de manera clara y comprensible sobre el proceso y el alcance de la inspección. Además, puede solicitar información sobre el motivo de la inspección y el tipo de documentos que serán revisados.
- Derecho a la confidencialidad: La información personal o sensible de la empresa no debe ser divulgada más allá de lo estrictamente necesario para el procedimiento.
- Derecho a ser asistido: El contribuyente tiene derecho a ser asistido por un asesor fiscal durante el proceso, lo que es especialmente útil para asegurar que se respeten sus derechos y para la correcta interpretación de las normativas aplicables.
Obligaciones del contribuyente
- Obligación de colaboración: El contribuyente debe colaborar activamente en el proceso, proporcionando la información y documentación solicitada por la Administración Tributaria. Esto incluye todo tipo de documentos fiscales y contables relevantes para la inspección.
- Obligación de cumplir con las normativas fiscales: Es fundamental que el contribuyente cumpla con todas las obligaciones fiscales de una sociedad limitada u otro tipo de estructura empresarial, incluyendo la correcta declaración de impuestos y la actualización de sus registros contables.
- Obligación de facilitar el acceso a los documentos: Durante el procedimiento de inspección tributaria, la empresa debe garantizar el acceso a los documentos solicitados por los inspectores. Esto incluye tanto los registros contables como los contratos y las facturas.
El cumplimiento de estas obligaciones no solo facilita el proceso de inspección, sino que también puede evitar sanciones o ajustes innecesarios.
¿Qué hacer si recibo una inspección tributaria en mi empresa?
Recibir una inspección tributaria no tiene por qué ser una fuente de estrés, siempre y cuando estés preparado para afrontar el proceso con calma y organización. Existen pasos clave que puedes seguir para gestionar la inspección con garantías y evitar sorpresas desagradables. A continuación, te explicamos cómo afrontar la situación de forma efectiva.
Pasos clave para afrontar la inspección con garantías
- Revisión inicial de la notificación: Lo primero que debes hacer es revisar la notificación de inicio de la inspección que recibirás por parte de la Agencia Tributaria. Esta notificación debe especificar el periodo a inspeccionar y los documentos que los inspectores necesitan revisar. Verifica que la notificación esté correcta y en caso de duda, consulta con un profesional para evitar errores.
- Organiza toda la documentación: Prepara los registros contables, facturas, libros y cualquier otra documentación relevante. Si tienes dudas sobre qué documentos son necesarios, consulta con tu asesoría fiscal, que te ayudará a identificar todo lo que puede ser requerido.
- Colabora activamente: Durante la inspección, los inspectores pueden realizar entrevistas o pedir información adicional. Es importante que cooperes en todo momento y que no ocultes ninguna información. Recuerda que la transparencia es clave para evitar sanciones más graves.
- No tomes decisiones precipitadas: Si en el proceso de la inspección surgen discrepancias o propuestas de liquidación, no tomes decisiones impulsivas. En estos casos, lo mejor es solicitar una revisión o consultar con tu asesor para determinar si existen irregularidades y cómo resolverlas.
Documentación habitual que puede requerirse
Dependiendo del tipo de inspección que se realice, los documentos que los inspectores pueden solicitar varían. Sin embargo, algunos de los más comunes incluyen:
- Libros contables y registros fiscales: Estos incluyen tanto los libros de ingresos como de gastos, las cuentas anuales, y los registros de impuestos como el IVA o el Impuesto sobre Sociedades.
- Facturas y recibos: Se pueden solicitar facturas emitidas y recibidas, especialmente si se revisa el IVA o el Impuesto sobre Sociedades.
- Declaraciones fiscales: Los inspectores revisarán las autoliquidaciones presentadas, como el Modelo 720 o el Modelo 303, para verificar que los datos son correctos y coinciden con la documentación presentada.
- Contratos y acuerdos comerciales: Los inspectores también pueden solicitar contratos relacionados con los ingresos o gastos de la empresa, como arrendamientos o acuerdos con proveedores.
Cómo puede ayudarte un asesor especializado
La intervención de un asesor especializado es crucial durante una inspección tributaria. Un profesional con experiencia te ayudará a gestionar todos los aspectos del proceso, garantizando que no se omita ninguna documentación importante y que todo se realice conforme a la ley.
- Asesoramiento en la preparación de la documentación: Un asesor fiscal te guiará sobre la documentación que debes preparar y cómo presentarla de manera adecuada.
- Revisión de posibles errores: Si el procedimiento detecta errores o discrepancias, el asesor te orientará sobre cómo proceder, incluso si es necesario recurrir a una apelación o corrección de la liquidación.
- Evitar sanciones innecesarias: Si se detecta que ha habido algún tipo de error, el asesor puede ayudarte a minimizar el impacto de posibles sanciones. En algunos casos, si no se han declarado ciertos ingresos correctamente, podrías enfrentarte a una multa de Hacienda por no declarar ingresos. Un asesor fiscal te ayudará a negociar o a gestionar el proceso de manera eficiente para reducir las consecuencias.
Contar con el apoyo de un asesor especializado es esencial no solo para cumplir con la normativa, sino también para proteger los intereses de tu empresa durante toda la inspección tributaria.
Caso real: cómo ayudamos a una empresa a resolver una inspección tributaria con éxito
En Perlado Asesores, sabemos lo importante que es garantizar una correcta gestión de este proceso. Te compartimos un caso real en el que ayudamos a una empresa a resolver con éxito una inspección tributaria.
Nuestro cliente era una sociedad limitada con una facturación anual de alrededor de 500.000€, operando en el sector de la distribución y comercialización de productos electrónicos. La empresa había sido seleccionada para una inspección debido a varias inconsistencias detectadas en sus declaraciones fiscales del Impuesto sobre Sociedades, especialmente relacionadas con la deducción de ciertos gastos no claramente justificados.
La inspección tributaria comenzó con una notificación formal por parte de la Agencia Tributaria, en la que se señalaban diversas áreas de la contabilidad y los registros fiscales que serían objeto de revisión. En ese momento, la empresa contactó con nosotros para gestionar la situación y garantizar que todo se manejara correctamente.
Nuestro primer paso fue revisar exhaustivamente los registros contables de la empresa, en especial las facturas emitidas y recibidas, los contratos con proveedores y los gastos deducibles que estaban siendo cuestionados. Detectamos que algunos de los gastos relacionados con el almacenaje de productos no se habían documentado correctamente, lo que originó parte de la discrepancia con la Agencia Tributaria.
A lo largo de todo el proceso, estuvimos en contacto constante con los inspectores, proporcionando la documentación correcta y explicando las razones de los gastos dudosos, que en realidad cumplían con la normativa, pero no habían sido adecuadamente reflejados en las declaraciones anteriores. Además, nos aseguramos de que se cumpliera con todos los requisitos legales y fiscales, minimizando la posibilidad de sanciones por posibles omisiones.
El resultado de la inspección fue favorable para nuestra empresa cliente. No solo logramos que no se impusieran sanciones, sino que también conseguimos que las deducciones de impuestos fueran aceptadas por los inspectores, al presentar los documentos y justificantes pertinentes.
A través de este caso, aprendimos varias lecciones clave: la importancia de mantener la documentación fiscal en orden, la necesidad de contar con un equipo de profesionales que conozcan al detalle los tipos de empresa en España y sus respectivas obligaciones fiscales, y cómo una asesoría profesional puede marcar la diferencia entre una inspección exitosa y una sanción.
Si tu empresa se encuentra en una situación similar o deseas evitar problemas futuros con la Agencia Tributaria, no dudes en ponerte en contacto con Perlado Asesores. Nuestro equipo está preparado para ayudarte a resolver cualquier duda y gestionar tu asesoría fiscal con eficacia.